Tutorial do SharePoint para iniciantes

Neste artigo fornecemos algumas práticas recomendadas básicas, mas muito importantes, sobre como começar a usar o SharePoint Online corretamente:

1. Entender os recursos do SharePoint

A primeira etapa para o sucesso no SharePoint Online é familiarizar-se com seus vários recursos. Frequentemente, vejo as pessoas assumirem que ele é apenas mais um compartilhamento de arquivos, mas é muito mais do que isso. Ele é como um canivete suíço – pode fazer tudo, se você quiser.

2. Entender a diferença entre o SharePoint e o OneDrive

Ao contrário do OneDrive, o SharePoint, por design, é um espaço de trabalho de colaboração em equipe. Um determinado site do SharePoint tem vários membros da equipe e, desde que você tenha acesso ao site, terá acesso a todo o conteúdo que o site oferece (documentos, notícias, links, páginas, listas e assim por diante).

3. Familiarize-se com sites e bibliotecas

Este é provavelmente o conceito maior e mais difícil de entender para aqueles que são novos no SharePoint. Não temos esse nível de complexidade com compartilhamentos de arquivos e muitas outras plataformas de gerenciamento de documentos em nuvem, como Dropbox e Google Drive. Temos apenas pastas e subpastas e mais subpastas, e os usuários entendem como elas funcionam. No entanto, nele temos o conceito de sites. E nesses sites, temos bibliotecas de documentos.

4. Entender a segurança do SharePoint

Embora o SharePoint processe alguns recursos de segurança/permissões realmente robustos, implementar esses recursos corretamente está além de muitos usuários. A razão para isso é a estrutura mais complicada dele. Não estamos lidando apenas com arquivos e pastas. Embora a prática recomendada seja gerenciar a segurança no nível do site, você também pode interromper a herança e criar permissões exclusivas para cada nível mencionado acima.

5. Familiarize-se com os recursos de compartilhamento externo

Onde o SharePoint ganha pontos de bônus – é a capacidade de compartilhar conteúdo externamente. Você pode compartilhar arquivos e pastas individuais externamente; você pode compartilhar todo o site ou até mesmo uma Equipe.

O compartilhamento externo por si só é bastante simples, mas para que funcione corretamente, você precisa configurá-lo corretamente.

6. Familiarize-se com o conceito de metadados

O que torna o SharePoint único e diferente dos sistemas de gerenciamento de documentos é o fato de que o permite que você armazene documentos não apenas por meio de pastas, mas também por meio de metadados. A ideia é que, em vez de despejar arquivos em pastas e subpastas, você crie e aplique tags de metadados (rótulos) aos documentos.

Veja também nosso outro artigo sobre os Novos recursos do SharePoint pelos quais estamos animados