Tipos de fluxos de trabalho do SharePoint: facilite sua vida

Você já ouviu falar dos fluxos de trabalho do SharePoint antes, mas não sabe ao certo o que são ou o que podem fazer por você? Simplificando, os fluxos de trabalho do SharePoint facilitam sua vida, economizam tempo e aumentam a eficiência automatizando tarefas manuais.

Existem vários tipos diferentes de fluxos de trabalho, como discutiremos na próxima seção deste blog, mas, em última análise, você pode pensar em fluxos de trabalho como a cadeia de eventos que acontece depois que você faz algo com um arquivo ou documento que reside em seu ambiente SharePoint.

Fluxos de trabalho do SharePoint

1. Fluxos de trabalho de aprovação

Esse é o tipo mais comum de fluxo de trabalho no SharePoint. Permite o início da cadeia de aprovação no quando o documento carregado no SharePoint.

Como você pode usá-lo: digamos que sua equipe de vendas envie uma proposta para seus clientes, mas antes disso, a proposta precisa passar por um processo de aprovação. Por exemplo, o vendedor faz a proposta, então envia para a equipe do projeto para aprovação, depois é enviada ao gerente de vendas para aprovação. Então, a partir daí, envia ao diretor para revisar e finalmente aprovar o documento. Portanto, em vez de ter que acompanhar tudo isso manualmente, o Approval Workflows poderia automatizar essa cadeia de aprovação sem sair do SharePoint.

2. Fluxos de trabalho de status

Os fluxos de trabalho de status permitem automatizar o status dos documentos à medida que são carregados no SharePoint e, com base nas condições definidas, alteram automaticamente o status com base no que acontece com esse documento.

Como você pode usá-lo: usando o exemplo da equipe de vendas acima, digamos que o vendedor que preparou a Declaração de Trabalho carrega o documento no SharePoint. Um fluxo de trabalho de status marcaria automaticamente esse documento como um “rascunho”. Então, após revisado pela equipe do projeto, o Status Workflow muda automaticamente esse documento para “em revisão”. O gerente de vendas revisa o documento, a tag altera automaticamente para “ler”. Então, quando o diretor de vendas recebe o documento, ele pode aprovar o documento (nesse caso, o status pode mudar para “aprovado”) ou pode recusar o documento (nesse caso, o status será alterado para “recusado”. “).

3. Fluxos de trabalho de notificação SharePoint

Depois que uma condição atendida em seu ambiente do SharePoint, os fluxos de trabalho de notificação enviam uma notificação aos membros atribuídos de sua organização, solicitando que eles tomem algum tipo de ação.

Como você pode usá-lo: seu gerente de vendas carrega seu relatório de vendas mensal para o SharePoint. Devido ao fluxo de trabalho de notificação em vigor, isso aciona um e-mail de notificação a ser enviado ao diretor de vendas informando que o relatório mensal de vendas foi carregado.

4. Fluxos de trabalho de automação

Os fluxos de trabalho de automação permitem que você automatize determinadas ações com base no que está acontecendo em seu ambiente do SharePoint. Normalmente, ele pega carona nos outros fluxos de trabalho descritos acima.

Como você pode usá-lo: Vamos voltar ao exemplo que usamos na seção Fluxo de trabalho de status. Os associados de vendas carregam uma proposta em uma pasta chamada “Proposta – Rascunhos” enquanto ela passa pelo processo de aprovação. Uma vez que seu diretor de vendas tenha analisado e decidido aprová-lo, ele precisa ser movido para outra pasta chamada “Declarações de trabalho – publicadas”. Ou seja, em vez de mover manualmente esse documento de “Rascunho” para “Publicado”, ofluxo de trabalho de automação para mover automaticamente esse documento para você.

Conclusão

O SharePoint ajuda a abrir sua organização para muitas possibilidades e automatizar qualquer parte do seu processo melhora a eficiência em sua organização. Precisa de ajuda com os fluxos de trabalho do SharePoint? Entre em contato e fale com nossos especialistas em SharePoint hoje.