Tipos de workflow: quais são e como escolher o melhor?

Uma das melhores formas de ter um bom desempenho em uma corporação, é estabelecendo um fluxo de trabalho claro e objetivo. Nesta linha, há alguns tipos de workflow que garantem que os processos serão seguidos e que o resultado final seja alcançado.

Mas o que é o workflow? Trata-se de um conjunto de passos definidos para melhorar os processos numa empresa. São normas, etapas e padrões estabelecidos como o melhor caminho para a otimização dos processos. Ele pode ser usado para as mais variadas ações dentro de qualquer organização e para aquelas que querem se diferenciar no mercado, é fundamental sua adoção.

Se ficou interessado em saber o que é o workflow e como isso pode contribuir para sua empresa, não deixe de ler nosso artigo! 

Os tipos de workflow

O workflow é um sistema criado com o objetivo de reduzir eventuais problemas em projetos ou outras atividades que tenham várias pessoas envolvidas. Atualmente, há três tipos de fluxos de trabalho:

Workflow de produção

Este modelo de workflow é recomendado para grupos que estão envolvidos em um grande volume de dados, políticas de negócios e recursos financeiros de escala maior. Neste caso, os procedimentos já estão totalmente definidos e não são possíveis mudanças, criação de novas regras ou alteração nas já existentes.

Workflow administrativo

Este tipo de workflow é considerado como um meio-termo entre os modelos de Produção e Ad hoc. Ele é perfeito para rotinas administrativas e grupos que estão envolvidos em atividades contínuas e previsíveis, que são coordenadas por regras simples. Aquelas tarefas que envolvem o tratamento de documento e formulários também são ideais para o Workflow administrativo.

Workflow ad hoc

O workflow ad hoc é o contrário do de produção. Enquanto o primeiro é rígido e não permite mudanças, este está aberto a alterações das regras, mesmo com o processo já em andamento. Ele é indicado principalmente para aqueles grupos formados por pessoas que façam tarefas individualmente.

Use o workflow na prática

Uma das melhores ferramentas para a criação de workflows dentro de uma empresa é o SharePoint. Com ele, é possível criar fluxos de trabalho bem definidos, e compartilhá-lo com as pessoas que estejam envolvidas no processo.

O ideal é criar um workflow de menor complexidade e, com o passar do tempo, moldá-lo para aquilo que considera ideal e que permitirá um bom andamento do trabalho. Os workflows estão caracterizados por finalidade, e os mais comuns são:

• Agendamento de férias.
• Reserva de salas e equipamentos
• Planejamento de reuniões
• Reembolso de despesas
• Agendamento de viagens
• Planejamento de eventos
• Solicitação de mudança de gestão
• Cadastro e gerenciamento de treinamentos

Como você viu, com o SharePoint é possível criar fluxos de trabalho para diversas atividades de sua empresa, observando sempre qual tipo que melhor se encaixa para cada atividade. Enquanto alguns precisam ser extremamente rígidos, outros podem ser ajustados conforme o andamento dos projetos.

O fundamental é que todos os colaboradores compreendam a necessidade do fluxo de trabalho. Desta forma, os resultados podem ser alcançados, além de haver a padronização dos processos, garantindo a redução de custos e o aumento da produtividade.

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