O SharePoint é o substituto para unidades de rede?

Esta é provavelmente a primeira pergunta que você pode fazer ao migrar de compartilhamentos de arquivos/unidades de rede para o SharePoint Online e o Teams. Assim, se sua organização é nova no Microsoft 365 ou usa o SharePoint e o Teams há algum tempo, você provavelmente se pergunta se deve dar o salto e migrar todas as unidades de rede para o SharePoint Online. Então, neste artigo, gostaria de responder a esta pergunta.

Possível caso de uso

Existem diferentes motivos pelos quais você pode estar pensando em migrar para o SharePoint Online e se perguntando se o SharePoint pode ser o substituto adequado para unidades de rede. Abaixo estão alguns cenários que encontrei ao longo dos anos enquanto trabalhava com clientes.

• Você tem arquivos que residem em servidores de arquivos locais e o acesso requer VPN, etc.
• Seu servidor de arquivos local precisa atualizar e o custo da atualização excede o custo do SharePoint Online
• Seu servidor de arquivos atualmente reside no porão do seu pessoal de TI
• Agora você está usando Dropbox, Box ou Google Drive
• Sua organização começou a usar o Teams após a pandemia de 2020 trabalhar no bloqueio doméstico, migrou alguns arquivos mais recentes para o Teams/SharePoint e você está se perguntando se deve ou não migrar tudo e se livrar do servidor de arquivos no porão

O SharePoint pode substituir o servidor de arquivos?

Eu não vou enrolar até o fim do artigo para dar a resposta, darei a resposta imediatamente. Sim, o SharePoint pode substituir os servidores de arquivos. No entanto, existem algumas pré-condições que precisam acontecer para que isso aconteça. Então,eu forneço uma lista deles abaixo.

É necessária uma arquitetura de informação adequada

Se você acha que pode simplesmente pegar o conteúdo do servidor de arquivos, migrar tudo para um único site/biblioteca de documentos do SharePoint e depois dizer ao seu chefe que tudo está pronto e feito, então é melhor você se esconder no porão dos seus pais do seu boss e os usuários, ao lado do seu antigo servidor de arquivos. Esse é um dos maiores erros cometidos por muitas organizações de TI – migrar para o SharePoint sem estabelecer a Arquitetura de Informação adequada. No SharePoint, não pensamos em pastas; pensamos  em termos de sites . Além disso, o SharePoint tem limitações a serem observadas. Ignorá-los pode causar problemas rapidamente.

Não se trata apenas de arquivos e pastas

Outro aspecto que você precisa abordar é o pequeno fato divertido que eu sempre digo aos meus clientes. Embora o SharePoint possa substituir o servidor de arquivos, ele não deve ser usado como um servidor de arquivos. Os usuários esperam recursos modernos como compartilhamento externo , conversas sobre documentos (pense em equipes), a capacidade de criar fluxos de trabalho de aprovação , formas potencialmente mais inteligentes de organizar documentos (pense em metadados).

Além disso, suas necessidades podem envolver outros aplicativos não encontrados atualmente em um servidor de arquivos, mas presentes no Microsoft 365.

Um único lugar para todo o conteúdo

Isso é especialmente verdadeiro se seus usuários já estiverem usando o Teams. Isso significa que algumas partes de seus compartilhamentos de arquivos já estão na nuvem. Ter um compartilhamento de arquivo separado (local) não faz sentido. Pois os usuários precisam a pesquisar conteúdo em vários locais. Quando você tem tudo em um só lugar, os usuários podem pesquisar tudo em um único local, todos os arquivos e pastas seguem as mesmas políticas de conformidade/segurança/retenção .

O treinamento adequado é obrigatório

Uma coisa que você não pode ignorar é o fato de que, ao mover arquivos de um servidor de arquivos para o SharePoint Online, você também precisa abordar o aspecto do Treinamento de Usuário adequado. No SharePoint Online, é o poder para os usuários! Em vez de os usuários terem acesso a algumas unidades/pastas, os usuários agora são responsáveis ​​por sites e equipes inteiras. Isso significa que eles precisam entender o que acontece quando convidam um membro externo para o Team in Teams. Ou como gerenciar o histórico de versões ou restaurar arquivos da Lixeira ou restaurar toda a biblioteca . Muitas implementações falham não porque “o SharePoint é uma droga”mas porque os usuários foram deixados em estado selvagem sem treinamento adequado.

Então, em conclusão… Sim, o SharePoint pode substituir o servidor de arquivos, desde que não esteja configurado e usado como servidor de arquivos. Continue acessando nosso blog e acompanhe as últimas notícias sobre SharePoint.