SharePoint: práticas recomendas de provisionamento moderno

Colaboração e SharePoint andam de mãos dadas. Sua equipe está conectada em um ambiente centralizado, onde os documentos são compartilhados e trabalhados o tempo todo. Para garantir que tudo corra bem, a equipe de TI precisa pensar muito sobre como abordar o provisionamento.

Aqui, destacamos algumas práticas poderosas que podem tornar o provisionamento no SharePoint eficaz.

Opções para provisionamento do SharePoint

Uma boa maneira de dividir todas as opções de provisionamento é pensar nelas em termos de complexidade. Aqui estão algumas práticas recomendadas de provisionamento:

1. Modelos prontos para uso

Usar a solução pronta para uso do Microsoft 365 é bom porque é a opção de provisionamento menos complexa, pois você não está usando nada personalizado. Mas então você está limitado às opções fornecidas pelas configurações do administrador. 

O exemplo principal é usar os controles de criação de grupos do Microsoft 365 para adicionar alguma governança. Esses controles afetam apenas a criação de equipes e sites de equipe modernos apoiados por grupos. As opções para gerenciar o provisionamento de grupo incluem o seguinte:

• Limitar quem pode criar grupos e, portanto, quem pode criar equipes e sites modernos de equipe do SharePoint
• Adicionando um padrão de nomenclatura, incluindo um sufixo ou prefixo
• Expiração após um período de tempo

2. Automatizar processos de provisionamento

Há limites para o que os modelos de site do SharePoint podem fazer em seus espaços de trabalho. Eles só podem interagir com o site existente ao qual estão sendo aplicados.

Um dos gatilhos para modelos de site é a capacidade de chamar um fluxo do Power Automate usando um gatilho HTTP. O uso desse gatilho oferece todo o potencial do Power Automate e suas centenas de conectores. Isso abre as opções para obter exatamente o que você precisa adicionado ao site ou integrado a outro sistema como parte de sua arquitetura de provisionamento. 

Essa camada de provisionamento é o ponto central do uso de uma configuração aplicada após a criação do site. Um ótimo ponto a ser considerado se seus requisitos permitirem, mas um fator limitante usando modelos de site do SharePoint e até mesmo o gatilho HTTP na maioria das soluções avançadas é que tudo ocorre após a criação. Você não pode fazer nenhuma aprovação ou coleta de dados antes da criação.

3. Usando ferramentas de terceiros para automação

Quando não houver outra opção a não ser usar uma ferramenta de terceiros porque é uma necessidade absoluta para seus processos de negócios específicos, certifique-se de optar por um complemento que vem com soluções para todos os problemas além da automação .

A ferramenta de terceiros ideal deve abranger o seguinte:

• Processos simplificados: Ferramentas de terceiros geralmente fornecem uma interface mais eficiente e amigável para o provisionamento do SharePoint, simplificando tarefas complexas e reduzindo esforços manuais.
• Consistência e governança: Muitas ferramentas de terceiros oferecem modelos integrados e recursos de governança que ajudam a manter a consistência entre os sites, garantindo a adesão às políticas e práticas recomendadas da organização.
• Automação e escalabilidade: Ferramentas de terceiros geralmente suportam automação e operações em massa, permitindo o provisionamento mais rápido de vários sites e escalabilidade aprimorada para grandes implantações do SharePoint.

Conclusão

Por fim, toda a sua estratégia de provisionamento precisa capacitar os usuários finais para que eles assumam o controle e tenham um nível de controle sobre seu espaço de trabalho. Não estamos procurando criar uma estratégia de provisionamento exagerada. Em vez disso, os usuários finais devem ter a liberdade de colaborar uns com os outros como bem entenderem.

Mas o que isso significa exatamente? Bem, depois de descobrir a abordagem certa para provisionamento no SharePoint, a próxima etapa é encontrar o equilíbrio certo entre provisionamento e governança.

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