SharePoint Premium: Gerenciamento de conteúdo

No sempre mutável cenário da colaboração digital, o SharePoint Premium destaca-se como o ápice da inovação, oferecendo às organizações uma suíte incomparável de ferramentas para elevar suas práticas de gerenciamento de conteúdo. Este guia abrangente adentra nas complexidades do SharePoint Premium, concentrando-se nas capacidades avançadas de gerenciamento de conteúdo que vão além do básico. Junte-se a nós em uma jornada para desbloquear os recursos avançados que fazem do SharePoint Premium um ativo indispensável no domínio da produtividade moderna no ambiente de trabalho.

Aqui está uma visão mais detalhada do gerenciamento de conteúdo no SharePoint Premium:

1. Arquitetura da Informação:

• Coleções de Sites e Sites: Entenda como estruturar seu ambiente SharePoint usando coleções de sites e sites. O SharePoint Premium permite uma estrutura hierárquica que facilita uma melhor organização e controle de acesso.
• Tipos de Conteúdo: Utilize tipos de conteúdo para definir e gerenciar metadados para diferentes tipos de conteúdo. Isso ajuda na padronização de informações e aprimora as capacidades de pesquisa.
• Conjuntos de Documentos: Explore o uso de conjuntos de documentos para gerenciar documentos relacionados como uma única entidade. Isso é especialmente útil para projetos ou casos em que vários documentos estão associados.

2. Otimização do Armazenamento:

• Controle de Versão de Documentos: Configure as configurações de controle de versão para rastrear alterações feitas em documentos ao longo do tempo. Isso garante um histórico de edições de documentos e facilita retrocessos, se necessário.
• Bibliotecas de Documentos: Organize o conteúdo em bibliotecas de documentos com metadados, visualizações e permissões adequadas. Utilize recursos como ID de documento, conjuntos de documentos e coautoria para aprimorar a colaboração.
• Integração com o OneDrive: Integre o OneDrive for Business ao SharePoint Premium para fornecer aos usuários espaços individuais de armazenamento e colaboração de documentos. Entenda os benefícios da sincronização de arquivos para acesso offline.

3. Conformidade e Gerenciamento de Registros:

•  Políticas de Retenção: Implemente políticas de retenção para automatizar o gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo. Isso garante que conteúdo desatualizado ou desnecessário seja descartado de acordo com requisitos regulatórios.
•  eDiscovery: Tire proveito dos recursos de eDiscovery para pesquisar e gerenciar conteúdo relevante para questões legais ou de conformidade. O SharePoint Premium oferece capacidades avançadas de pesquisa para simplificar os processos de eDiscovery.
•  Governança da Informação: Configure políticas de governança da informação para controlar a criação, uso e disposição de conteúdo. Isso inclui a definição de políticas para classificação, expiração e arquivamento de conteúdo.

4. Busca Avançada e Descoberta:

•  Metadados e Taxonomia: Desenvolva uma estratégia robusta de metadados e taxonomia para aprimorar a experiência de pesquisa. O SharePoint Premium permite a criação de metadados gerenciados, melhorando a precisão dos resultados de pesquisa.
•  Web Part de Pesquisa de Conteúdo: Implemente a Web Part de Pesquisa de Conteúdo para exibir conteúdo dinâmico com base em consultas de pesquisa. Isso permite que os usuários encontrem informações relevantes diretamente nas páginas do SharePoint.
•  Soluções de Pesquisa Personalizadas: Explore o uso de soluções de pesquisa personalizadas usando a API REST de Pesquisa ou a API Graph para integrar funcionalidades de pesquisa em aplicativos ou fluxos de trabalho personalizados.

5. Migração e Backup de Conteúdo:

•  Ferramenta de Migração do SharePoint: Se estiver migrando conteúdo de ambientes locais ou de outras plataformas, utilize a Ferramenta de Migração do SharePoint para garantir uma transição tranquila. Entenda como lidar com metadados e permissões durante o processo de migração.
• Backup e Restauração: Implemente uma estratégia robusta de backup e restauração para o SharePoint Premium para se proteger contra perda de dados. Faça backups regularmente de coleções de sites, bancos de dados de conteúdo e configurações.

Ao concentrar-se nesses aspectos de gerenciamento de conteúdo, as organizações podem aproveitar totalmente as capacidades do SharePoint Premium para criar um ambiente de trabalho digital seguro, organizado e eficiente.

Veja também nosso artigo sobre O que é o Microsoft SharePoint Premium?.