Usando o SharePoint como uma plataforma de eLearning

Se a sua organização já usa o Microsoft SharePoint para intranet, gerenciamento de conteúdo ou gerenciamento de projetos, você pode estar pensando em usar a mesma plataforma para construir um sistema de gerenciamento de aprendizagem baseado na web nela. Pois é realmente tentador fazer isso, você pode optar pelo treinamento de funcionários com base no ambiente já familiar.

Autoria de conteúdo

Como o SharePoint tem integração pronta para uso com ferramentas de produtividade do microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel, Visio, etc.), o conteúdo de e-learning, como aulas com arquivos de texto, imagem e vídeo, pode ser criado diretamente no SharePoint. É possível incorporar conteúdo de outros sites, por exemplo, vídeos do YouTube, Vimeo, Wistia, etc. para aulas do SharePoint. Assim o SharePoint também permite a criação de bibliotecas com links para documentos de texto e arquivos multimídia.

Gerenciamento de conteúdo

O SharePoint fornece o armazenamento centralizado de conteúdo de e-learning vinculando-o a metadados e uma pesquisa poderosa. Então permitindo que um usuário execute a personalização de exibição de lista, como filtragem, alteração da ordem, exibição ou ocultação de colunas e encontre o conteúdo. O SharePoint também permite restringir o acesso a respostas de teste, material didático etc., para que apenas os treinadores possam visualizar e modificar esses materiais.

Gerenciamento de níveis

Usando fluxos de trabalho do SharePoint, é possível permitir a inscrição automática de usuários para o curso escolhido de acordo com sua habilidade. Também é possível atribuir cursos a um grupo de funcionários em linha com uma unidade organizacional ou outros atributos e ajustar automaticamente as necessidades de treinamento, dependendo de promoções, transferências ou mudanças de equipe. Então por meio de um sistema de níveis de permissão, o SharePoint permite determinar que tipo de conteúdo os usuários têm permissão para ver.

Cronograma de cursos

As funcionalidades do SharePoint permitem criar um calendário para agendar treinamentos e outros eventos (testes, exames, prazos de atribuição, etc.). Ou seja, o SharePoint pode ser sincronizado com o Outlook, o que permite que os treinadores tenham acesso a todos os eventos em seu calendário nativo do Outlook e um calendário do SharePoint no Outlook, arraste e solte eventos do calendário do Outlook para o calendário do SharePoint e vice-versa, etc. eventos de diferentes calendários serão marcados em cores diferentes.

Ele também fornece o recurso Sobreposições que permite, por exemplo, combinar o calendário de um treinador com um calendário de um grupo de usuários para que o treinador veja outros cursos e eventos dos quais eles participam e agende treinamentos de acordo.

Notificações

As notificações do SharePoint são enviadas aos usuários automaticamente por e-mails ou mensagens de texto e podem ser direcionadas por eventos (inscrição em um curso, conclusão de um tópico, aprovação ou reprovação em um teste, etc.) ou por alterações no conteúdo de e-learning (criação, envio, modificar, etc.). Assim o SharePoint também permite o pré-agendamento de notificações sobre reuniões, treinamentos, exames, prazos, etc.

Avaliação

O SharePoint fornece avaliação do conhecimento dos usuários por meio de testes simples. Ou seja, o SharePoint oferece essa funcionalidade com listas e permite a criação de perguntas de múltipla escolha e sim/não, pontuando os resultados do treinamento, criando diagramas com base nas respostas e designando uma nota de aprovação ou reprovação.

Treinamento externo

Dependendo das solicitações dos gerentes, um coordenador de treinamento pode configurar um fluxo de trabalho de inscrição automática de funcionários em treinamentos externos. Após a conclusão de um treinamento, o SharePoint permite coletar feedback dos funcionários por meio de pesquisas e testar o conhecimento adquirido.

Gestão de certificação

O SharePoint oferece suporte à certificação profissional para garantir a qualificação de um funcionário para realizar um trabalho. Assim ele permite o envio de notificações se um funcionário não passou em um teste de certificação, rastreia o progresso e exibe as pontuações no perfil do funcionário na intranet. Então ele também pode fornecer adição automática de um teste de certificação à lista de tarefas do funcionário com base em um fluxo de trabalho. Assim depois de passar no teste, um certificado eletrônico pode ser adicionado ao perfil do funcionário.

Gestão de competências

O SharePoint pode ajudar a catalogar, pesquisar e gerenciar os conjuntos de habilidades dos funcionários. É possível criar um banco de dados de competências e habilidades dos funcionários no SharePoint e permitir sua busca para antecipar as necessidades de recursos humanos e gerenciar o recrutamento. O SharePoint oferece suporte à classificação de funcionários por níveis de competência, agendamento de eventos de avaliação, etc.

Feedback, análises e relatórios

O SharePoint permite que os usuários avaliem os materiais dos cursos concluídos. Eless podem implementar classificações e tags para fornecer feedback em tempo real sobre o material de aprendizagem. Faz com que os cursos com os materiais mais bem avaliados venham em primeiro lugar na pesquisa.

Devido aos relatórios gerados automaticamente, o SharePoint pode ajudar a rastrear quem fez o treinamento, concluiu quais testes, concluiu os cursos dentro do prazo, etc. O SharePoint permite rastrear registros de curso, progresso, competências, certificações, envolvimento com o conteúdo e materiais do curso e faz relatórios usando esses dados.

Nota final

Se sua empresa tem uma assinatura do SharePoint e Office 365, você já tem um rico conjunto de ferramentas que pode usar para criar um sistema de gerenciamento de aprendizagem robusto. O SharePoint oferece amplos recursos de gerenciamento de conteúdo e o pacote Office 365 pode enriquecê-los com uma ampla gama de ferramentas de colaboração. Além disso, você pode estender a funcionalidade de gerenciamento de aprendizagem do SharePoint por meio da personalização devido à alta escalabilidade e flexibilidade da plataforma. Entre em contato conosco e solicite uma consultoria!