O SharePoint Online como gerenciamento de contratos

Hoje, muitas empresas, grandes e pequenas, escolhem as soluções de gerenciamento de contratos do SharePoint implantadas na nuvem. Pois o software de gerenciamento de contratos baseado na nuvem é fácil de usar, compatível com dispositivos móveis, flexível e escalonável.

Então, vamos ver se a plataforma do SharePoint Online pode se tornar uma boa escolha para gerenciamento de contratos.

SharePoint Online como software de gerenciamento de contratos

Gerenciamento de contratos baseado em SharePoint Online. Ele pode automatizar o ciclo de vida de um contrato, desde a criação até a finalização, devido a componentes como:

• Modelos de contrato – Primeiramente, o SharePoint Online permite criar, armazenar e reutilizar modelos para vários tipos de contrato, o que torna a preparação de contratos padrão em questão de alguns minutos.
• Coautoria do contrato – Ou seja, o SharePoint Online oferece suporte à criação e modificação simultâneas de um contrato por vários usuários. As alterações são visíveis a todos os autores devido à marcação a cores.
• Fluxo de trabalho de aprovação – O SharePoint oferece suporte à criação de fluxos de trabalho de aprovação de qualquer complexidade e número de estágios. Os fluxos de trabalho geralmente são baseados em regras.
• Pesquisa de contrato – O SharePoint Online possui um poderoso mecanismo de pesquisa. Assim, ele fornece pesquisa inteligente por palavras-chave, metadados ou texto completo e oferece classificação e filtragem de resultados de pesquisa.
• Alertas e notificações – Assim um sistema de gerenciamento de contratos do SharePoint permite aos usuários agendar alertas automáticos e notificações sobre o status de um contrato.
• Integração de assinatura eletrônica – Então, o software de gerenciamento de contratos do SharePoint se integra a ferramentas de assinatura eletrônica como DocuSign, que ajuda a eliminar a necessidade de assinaturas fisicas.
• Hierarquia pai-filho – Este recurso permite vincular contratos que estão na relação pai-filho, o que ajuda a manter a consistência de todos os documentos do contrato.

Benefícios do gerenciamento de contratos do SharePoint

A extensa funcionalidade descrita do software de gerenciamento de contrato do SharePoint estabelece a base para gerar os seguintes benefícios universais que são relevantes para empresas de pequeno, médio e grande porte:

• Conveniência – Assim, se uma empresa já usa o SharePoint Online para gerenciamento de projetos ou colaboração, escolher o software de gerenciamento de contratos com base na mesma plataforma é uma decisão lógica. Assim, as empresas podem obter maior eficiência de custos do que gastar em outra plataforma.
• Facilidade de uso – Ele possui uma interface intuitiva e fácil de usar. Requer um treinamento mínimo e existem muitas ferramentas e guias de treinamento fornecidos para os usuários. Então, consequentemente, as empresas podem se concentrar no próprio negócio, em vez de perder tempo com o domínio de um novo software.
• Escalabilidade – Ele é uma plataforma escalonável que pode ser ajustada a um número crescente de documentos.
• Integração – Ele oferece suporte à integração pronta para uso com o pacote Office 365. Ele também se integra a sistemas corporativos como CRM, ERP, ECM, BI, software OCR e muito mais. 
• Segurança e conformidade – Ele possui um modelo de segurança avançado. Recursos como autenticação multifatorial, criptografia de dados em repouso e em trânsito, prevenção contra perda de dados, proteção anti-malware automática, tornam uma solução de gerenciamento de contratos baseada no SharePoint Online adequada para lidar com informações contratuais confidenciais.

Reflexão

Por fim, o SharePoint Online pode ajudar as empresas a implementar um gerenciamento robusto de contratos devido às ferramentas integradas para criação, revisão e negociação de contratos, segurança de primeira classe e controle de privacidade e escalabilidade.  Entre em contato conosco e veja como nossos especialistas podem ajudar sua empresa a implementar um gerenciador de contratos com o SharePoint.