SharePoint como sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial

Para atender às necessidades de gerenciamento de conteúdo das empresas, o ECM deve ser flexível e rico em recursos. E podemos dizer com segurança que o SharePoint é um candidato viável para a tarefa. Nossa certeza se baseia na vasta experiência em consultoria e desenvolvimento em SharePoint. Tendo testemunhado os amplos recursos da plataforma para fins de gerenciamento de documentos , podemos garantir que o gerenciamento de outros tipos de conteúdo também não é um problema para o SharePoint.

Vamos examinar mais profundamente o gerenciamento de conteúdo do SharePoint para ver como a plataforma pode garantir o gerenciamento eficaz do ciclo de vida do conteúdo empresarial, desde a criação até o arquivamento.

Recursos de ECM do SharePoint 

Aproveitamos a experiência adquirida em projetos como a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos e um sistema de gerenciamento de registros para descrever como o SharePoint ajuda a simplificar o gerenciamento de conteúdo empresarial que consiste em quatro componentes:

Gerenciamento de documentos

• Armazenamento centralizado. Todos os documentos são armazenados estruturalmente em repositórios do SharePoint para que os usuários os encontrem, recuperem e compartilhem facilmente.
• Gerenciando metadados. Esse recurso permite criar grupos ou conjuntos de termos para facilitar a organização de documentos em repositórios do SharePoint.
• Coautoria de documentos. Permite a colaboração em tempo real em documentos. Vários usuários podem editar um documento simultaneamente, o que acelera a finalização do documento e melhora a produtividade dos processos de negócios relacionados a documentos em uma organização.
• Controle de acesso. O SharePoint fornece vários níveis de permissão, desde Somente leitura até Controle total , o que ajuda a proteger documentos confidenciais contra acesso não autorizado.
• Trilha de auditoria. O SharePoint fornece informações detalhadas sobre todas as atividades relacionadas a um documento durante seu ciclo de vida, incluindo quem o modifica, copia ou compartilha.

Gestão de ativos digitais

• Bibliotecas de ativos de mídia. Essas bibliotecas do SharePoint otimizadas para gerenciar arquivos gráficos, de áudio e de vídeo. Eles oferecem tipos de conteúdo específicos com mais recursos de metadados do que bibliotecas de documentos padrão, visualizações de miniaturas para navegação rápida de ativos e pop-ups que reproduzem vídeos diretamente de uma pasta de documentos.
• Reprodutores de mídia integrados. Esse recurso permite reproduzir arquivos de vídeo e áudio de uma intranet, portal, sites de publicação, sites de equipe e muito mais.

Gerenciamento de registros

Os registros são utilizados para fins legais e servem como prova de transações e obrigações à medida que são finalizados e não podem mais ser alterados.

• Repositório seguro . O SharePoint protege registros devido a recursos como criptografia, prevenção contra perda de dados, autenticação de dois fatores e muito mais.
• Políticas de retenção e exclusão. O SharePoint permite atribuir períodos de retenção para registros dependendo dos regulamentos de conformidade aos quais uma empresa está vinculada. Após o término de um período especificado, os arquivos relevantes são automaticamente eliminados.
• Fácil descoberta jurídica. O SharePoint oferece o eDiscovery Center, um conjunto de sites especializado para identificação e entrega fácil e eficaz de informações eletrônicas que podem ser usadas como evidência. O eDiscovery Center permite que um usuário pesquise conteúdo e aplique uma retenção a itens de conteúdo, o que garante a preservação de uma cópia do conteúdo enquanto permite que os usuários trabalhem com ele. Além disso, um usuário pode exportar conteúdo, bem como rastrear o status de retenções e exportações relacionadas a determinado conteúdo.

Gerenciamento de conteúdo da web

• Modelos reutilizáveis. O SharePoint oferece modelos para criação e publicação rápida e fácil de conteúdo da Web.
• Consistência da aparência . Devido aos layouts de página reutilizáveis, diferentes autores de conteúdo podem manter a consistência da identidade visual e da navegação em todos os portais do SharePoint .
• Implantação e gerenciamento econômicos. Devido à sua flexibilidade, o SharePoint ajuda a economizar dinheiro em software, pois permite construir sites de intranet, extranet e internet

Dê o primeiro passo em direção ao seu ECM do SharePoint 

O gerenciamento de conteúdo do SharePoint oferece um rico conjunto de ferramentas para atender aos requisitos de negócios de uma empresa. No entanto, uma solução robusta requer uma implementação robusta. Um fornecedor certificado com experiência em consultoria e desenvolvimento ao seu lado ajudará você a garantir uma implementação perfeita e o valor máximo do seu sistema de gerenciamento de conteúdo do SharePoint. Não hesite em entrar em contato com a equipe da Trinapse e iniciar um projeto ECM!