SharePoint e SQL: Como obter maior valor de seus dados

As organizações armazenam dados no SharePoint há mais de 20 anos. Esses dados podem ser tão simples quanto uma lista usada por uma equipe pequena ou um sistema complexo executando vários processos de negócios. Entretanto, o desafio é que a simplicidade do SharePoint muitas vezes pode levar à criação de silos de dados. Assim, como acontece com todos os dados, os dados armazenados no SharePoint tornam-se mais valiosos quando interrogados em relatórios ou integrados a outros conjuntos de dados.

Cenário

Diferentes usuários e organizações usarão o SharePoint de maneira muito diferente. Em alguns casos, o uso muito básico, apenas armazenando alguns arquivos. Enquanto em outros cenários, haverá uma quantidade significativa de dados armazenados. Além disso, o SharePoint pode ser usado para todos os tipos de propósitos, incluindo helpdesks, registros de ativos, gerenciamento de casos e reclamações, rastreamento de projetos e muitos outros exemplos. Muitas vezes, essas soluções armazenam uma quantidade significativa de dados, envolvem várias listas conectadas por pesquisas e podem até envolver aprimoramentos personalizados.

É o cenário de Listas/Bibliotecas grandes e complexas que consideramos neste post. O problema para muitas organizações é como aproveitar efetivamente esses dados mantidos no SharePoint. Eles podem querer criar relatórios, painéis e KPIs usando esses dados. Podem ser necessárias transformações para esses dados ou pode ser necessário adicioná-los a um data warehouse com outras fontes de dados organizacionais. Eles podem querer dar um passo adiante, usando alguns dos dados do SharePoint em integração com aplicativos de linha de negócios.

Opções da Microsoft

Se considerarmos esse desafio da perspectiva do ecossistema da Microsoft, há duas abordagens possíveis. Em primeiro lugar, existem opções de relatórios na plataforma da Microsoft que podem se conectar ao SharePoint. O Power BI é talvez a opção mais óbvia, que pode ser usada para criar um modelo de dados conectado aos dados do SharePoint. Outras complicações podem surgir ao trabalhar com listas grandes que podem conter várias pesquisas para outras listas.

Como alternativa, poderíamos considerar que dados complexos e grandes não têm mais lugar no SharePoint. A Microsoft desenvolveu a plataforma SharePoint para se concentrar na comunicação intranet, gerenciamento leve de documentos e colaboração. As pessoas apontarão para o Dataverse como a plataforma preferida da Microsoft para armazenar dados relacionais complexos.

Uma abordagem alternativa

Uma empresa pode desejar mover elementos de dados gerenciados no SharePoint para o Dataverse, Dynamics ou uma solução não Microsoft. No entanto, fatores podem resultar em um projeto caro e com um lead time significativo.

Além disso, se considerarmos alguns dos setores comuns afetados são bancário, farmacêutico, petróleo e gás. A realidade é que a mudança nesses tipos de organizações ocorre lentamente. Eles têm muitos sistemas legados sob medida e são naturalmente avessos ao risco. Eles poderiam facilmente usar suas soluções no SharePoint por muitos anos antes de estarem preparados para migrar para outra solução.

Uma abordagem alternativa é obter os dados em listas e bibliotecas do SharePoint em uma plataforma que as organizações tenham experiência significativa em alavancar. O SQL Server é essa plataforma para muitas organizações.   Eles têm as habilidades para gerenciar o SQL Server, terão uma infraestrutura existente que podem aproveitar e uma ampla variedade de opções de relatórios disponíveis.

Uma vez que os dados estão no SQL Server, em uma estrutura de dados fácil de entender, eles podem se tornar muito valiosos. Não há necessidade de conhecimento em SharePoint para poder relatar ou integrar esses dados.

Considerações finais

As listas e bibliotecas do SharePoint continuam sendo importantes para muitas organizações, em uma ampla gama de setores. Muitas soluções criadas no SharePoint são essenciais para os negócios e as organizações ficam frustradas por não poderem minerar esses dados com facilidade. Em última análise, eles se afastarão do SharePoint, mas as realidades do projeto podem significar que isso está a anos de distância. A normalização dos dados mantidos no SharePoint em tabelas SQL permite que as organizações obtenham rapidamente maior valor desses dados. Essa abordagem pragmática de baixo custo reconhece as realidades práticas de muitas organizações e permite que elas alavanquem os investimentos existentes.

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