Práticas recomendadas em políticas de inclusão e exclusão no SharePoint Online

Ao implementar políticas de retenção no SharePoint Online, é importante saber como incluir e excluir arquivos e pastas específicos com base nas necessidades da sua organização. Aqui estão algumas práticas recomendadas para orientá-lo neste processo:

1. Definir critérios claros de inclusão e exclusão

Identificar Dados Críticos: Determine quais documentos e pastas são cruciais para conformidade, continuidade dos negócios e razões legais.

Avaliar Níveis de Sensibilidade: Classifique os dados com base na sua sensibilidade e importância para decidir quais devem ser incluídos ou excluídos das políticas de retenção.

2. Criar e aplicar rótulos de retenção estrategicamente

Rótulos de Retenção para Inclusão: Crie rótulos de retenção específicos para documentos e pastas que devem ser retidos de acordo com suas políticas. Aplique esses rótulos manualmente ou automaticamente com base em metadados.

Rótulos Personalizados para Exclusão: Desenvolva rótulos que indiquem exclusão das políticas de retenção gerais. Os rótulos aplicados a arquivos temporários, rascunhos ou outros dados não críticos.

3. Utilizar metadados e tipos de conteúdo

Tags de Metadados: Use tags de metadados para marcar arquivos e pastas para incluí-los ou excluí-los das políticas de retenção. Por exemplo, use tags como “Crítico”, “Não Crítico”, “Temporário”, etc.

Tipos de Conteúdo: Atribua tipos de conteúdo a documentos e pastas e associe rótulos de retenção a esses tipos de conteúdo para garantir aplicação consistente em todo o seu ambiente SharePoint.

4. Automatizar inclusão e exclusão

Aplicação Automática de Rótulos: Use o Centro de Conformidade do Office 365 para configurar regras que apliquem automaticamente rótulos de retenção com base nas propriedades dos arquivos, tipos de conteúdo ou metadados. Isso ajuda a garantir que arquivos e pastas sejam corretamente incluídos ou excluídos sem intervenção manual.

Scripts de Automação: Considere usar scripts PowerShell para automatizar a aplicação de rótulos de retenção com base em critérios específicos. Isso pode ajudar a gerenciar grandes volumes de dados de maneira eficiente.

5. Revisão e ajuste regular

Auditorias Periódicas: Realize auditorias regulares de suas políticas de retenção para garantir que os arquivos e pastas corretos estejam sendo incluídos ou excluídos conforme o planejado. Ajuste rótulos e políticas com base nos resultados das auditorias.

Feedback dos Usuários: Estabeleça um canal de feedback com os usuários para identificar quaisquer problemas ou mudanças necessárias nos critérios de inclusão e exclusão. O feedback dos usuários pode ajudar a ajustar sua estratégia de retenção.

Conclusão

Incluir e excluir arquivos e pastas de forma eficaz nas políticas de retenção do SharePoint Online requer uma abordagem estratégica. Definindo critérios claros, utilizando metadados e tipos de conteúdo, automatizando processos e revisando regularmente suas políticas, você pode garantir que suas práticas de gerenciamento de dados atendam aos requisitos de conformidade e apoiem os objetivos empresariais. Educar os usuários e usar recursos avançados como descoberta eletrônica e bloqueios legais também aprimoram sua capacidade de gerenciar a retenção de maneira eficaz.

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