Como planejar sites de comunicação do SharePoint

Empresas e organizações compartilham notícias e dados com funcionários de diversas maneiras. Hoje, muitas empresas e organizações usam sites de comunicação do SharePoint para compartilhar informações. Os sites de comunicação são perfeitos para apresentar dados em um formato visualmente atraente, bem como para compartilhar relatórios, anúncios, notícias e muito mais com um grande grupo de pessoas. 

O que posso esperar de um site de comunicação do SharePoint?

Os sites de comunicação são responsivos, acessíveis de qualquer dispositivo e a qualquer momento. Muitas vezes, há um pouco de confusão em relação às diferenças entre um site de equipe e um site de comunicação. Os sites de equipe servem para criar e colaborar em conteúdo com um grupo de pessoas. Os sites de comunicação servem para informar outras pessoas sobre notícias, anúncios e relatórios dentro de uma organização ou empresa.

Sites de comunicação do SharePoint são ideais para intranets

Os sites de comunicação do SharePoint podem ser uma adição maravilhosa à intranet da sua organização. Nesse cenário, seus sites provavelmente terão um público maior, por isso é essencial planejar cuidadosamente seus sites de comunicação.

Ao preparar um site para um grande público, leve em consideração os seguintes fatores:

• Certifique-se de que o site esteja em conformidade com as orientações de governança e práticas de design do site da sua organização
• Se você tiver vários tipos de sites de comunicação de acordo com departamento, função, processos ou tópicos, considere criar um site separado para o grupo que você está almejando
• Confirme se o site inicial é fácil de usar, pois funcionará como uma página de destino

Etapas para planejar um site de comunicação do SharePoint

Considere os seguintes fatores para planejar com eficácia um site de comunicação do SharePoint:

1. Considere o seu público

Todo site de comunicação é criado para se comunicar com um público sobre um tema ou causa específica. Recomendamos primeiro considerar quem são seus leitores. Crie uma lista das tarefas que eles normalmente realizam e aproveite este site como uma oportunidade para apoiá-los. Ao considerar seu público adequadamente, você pode criar conteúdo e ideias que façam sentido para eles.

2. Planeje o conteúdo e as páginas do site

Adote uma abordagem estratégica e cuidadosa em seu planejamento de conteúdo. Com uma variedade de elementos, incluindo páginas, listas e bibliotecas de documentos, garanta que os usuários possam recuperar facilmente o que provavelmente procurariam. Uma boa regra é ter mais páginas do que documentos porque as páginas são um formato mais fácil de acessar e visualizar dados.

3. Planeje listas e bibliotecas

Utilize listas para exibir informações em um formato organizado. Você também pode oferecer aos visitantes do site a oportunidade de contribuir com a página por meio de listas usando a Web Part Listas. As bibliotecas de documentos são perfeitas para armazenar vários documentos e arquivos. 

4. Decida como organizar as páginas

Além de planejar o conteúdo do site, é necessário planejar a organização das páginas. Em uma página, você pode adicionar colunas e desenvolver propriedades de página para aumentar a organização da página, por exemplo.

5. Considere diretrizes de governança e acessibilidade

Antes de finalizar o design, as imagens, os vídeos e a acessibilidade do site de comunicação do SharePoint , você deve garantir que o site esteja em conformidade com os padrões de governança e acessibilidade da sua organização. 

8. Crie uma página inicial amigável

A página inicial do seu site de comunicação do SharePoint deve ser projetada para orientar os usuários de maneira adequada e criar uma ótima experiência do usuário. Deve servir como uma página de navegação que dá uma ideia do que outras páginas (ou o site) têm a oferecer. É essencial garantir que seus usuários possam acessar facilmente o conteúdo do seu site, tendo os links adequados disponíveis.

11. Organize a navegação do site de forma adequada

A navegação adequada no site é a parte mais importante de um site de comunicação do SharePoint bem-sucedido. O ideal no site consiste em uma imagem clara do que está disponível no site e como acessar categorias específicas com um único clique. A navegação bem estruturada apoia sua equipe na solução de problemas, na tomada de decisões e na localização mais rápida de informações.

12. Configure as permissões do site

Por padrão, as permissões de site do SharePoint possui três grupos do SharePoint. A maioria dos usuários dos sites de comunicação são leitores, portanto os membros são considerados autores. Os membros do grupo de visitantes terão permissões “somente leitura”, enquanto os proprietários do site terão permissões completas. Os proprietários podem atribuir permissões aos membros e os membros podem editar conteúdo com permissões de edição de conteúdo. Recomenda-se ter dois proprietários de site por site do SharePoint, além de um Administrador do Site.

Na próxima vez que você criar um Site de Comunicação, recomendo levar em consideração essas dicas para que você possa criar um site com design brilhante e que cumpra perfeitamente seus objetivos.

Veja também nosso artigo sobre Por que o SharePoint deve ser sua ferramenta de colaboração.