Como listar permissões exclusivas para arquivos e pastas no SharePoint

Neste artigo, vamos compartilhar com você como você pode verificar facilmente permissões exclusivas para arquivos e pastas que você possui em um site do SharePoint. Este tópico surge com bastante frequência, então decidi documentar tudo para vocês, seguidores do blog, Divirtam-se!

Por que temos permissões exclusivas para arquivos e pastas em um site do Sharepoint?

Primeiramente, existem alguns motivos pelos quais você pode acabar com permissões exclusivas em seu site do SharePoint.

1. Permissões únicas definidas de propósito

Por padrão, arquivos e pastas herdam permissões do site. Então, Isso significa que se dez usuários são membros de um Site (com permissões para adicionar/editar/excluir), todos eles podem adicionar/editar/excluir um determinado arquivo ou pasta. No entanto, se você decidir alterar a segurança desse arquivo ou pasta, ocultando-o de todos os membros da equipe e permitindo apenas alguns, você terá permissões exclusivas.

2. Permissões únicas definidas ao compartilhar conteúdo

Da mesma forma, se você decidir compartilhar determinados arquivos e pastas fora do site da equipe, eles obterão permissões exclusivas por meio de um link de compartilhamento diferente do site em que estão.

Tudo bem ter permissões exclusivas?

Sim, tudo bem. Entretanto, no passado, todos nós costumávamos pregar que permissões exclusivas eram ruins. A principal razão foi que todas essas permissões exclusivas eram muito difíceis de manter e impactavam o desempenho do SharePoint. Mas as coisas melhoraram tecnologicamente com o SharePoint Online, e a maneira como trabalhamos também mudou. Como compartilhar links em vez de enviar anexos por e-mail é como colaboramos hoje em dia.

Qual é o problema com as permissões exclusivas?

Dito isso, você também deve estar ciente de uma situação em que, quando você cria permissões exclusivas de propósito, por exemplo, removendo o grupo Membros da equipe de uma pasta, qualquer alteração de permissão no nível do site (ou seja, adicionar novos membros ao site) não será mais aplicar a essa pasta. Nesse ponto, a pasta se torna uma entidade independente com sua própria segurança e permissões. Portanto, você precisaria alterá-los manualmente em um nível muito granular.

Como listar permissões exclusivas para arquivos e pastas em um site do Sharepoint

Se você quiser visualizar rapidamente todas as permissões exclusivas que você tem no nível do site, siga estas etapas:

1. Ícone de engrenagem > Permissões do site
2. Clique em Configurações de permissões avançadas
3. Você verá os grupos de segurança no nível do site. Logo acima, você notará uma mensagem: “Alguns conteúdos neste site têm permissões diferentes do que você vê aqui”. Clique em Mostrar estes itens .
4. Ele não exibirá listas ou bibliotecas em seu site que tenham permissões exclusivas. No meu caso, tenho algumas permissões exclusivas para arquivos e pastas em uma biblioteca de documentos. Clique em ver exceções
5. E agora, você verá todos os arquivos e pastas que têm permissões exclusivas em seu site. Para aprofundar mais e descobrir quais são, clique em gerenciar permissões
6. E, finalmente, você verá o que eles são. No meu caso, removi o grupo Finance Members da pasta, adicionei Mary diretamente à pasta e também compartilhei a pasta fora de uma equipe com John e Lisa (que não são membros do site e não têm acesso ao próprio local).

Como excluir todas as permissões exclusivas para arquivos e pastas?

Se você quiser herdar novamente as permissões de um site e excluir todas as permissões exclusivas de determinados arquivos e arquivos, siga as etapas abaixo.

1. Clique em Excluir permissões exclusivas na faixa de opções
2. Clique em OK quando você receber uma mensagem pop-up de aviso
3. E agora, tudo voltará como antes (o que significa que os usuários do site terão as mesmas permissões para esses arquivos ou pastas e aqueles que só tiveram acesso por meio de links compartilhados perderão esse acesso)

Veja também nosso artigo sobre como configurar compartilhamento de nível organizacional no SharePoint.