Guia para inclusão de modelos de documentos no SharePoint Online

Se há algo em que o SharePoint é excelente, é ajudá-lo a otimizar seu trabalho. Assim, uma área de trabalho que todos nós adoraríamos otimizar é o processo de criação de documentos. Entretanto, o SharePoint Online oferece a capacidade de fazer isso por meio do uso de Modelos de Documento. Então, vamos dar uma olhada em quais modelos de documento estão no SharePoint Online e como você pode criá-los e modificá-los.

O que é um modelo de documento?

Primeiramente, um modelo de documento no SharePoint Online é um arquivo que serve como ponto de partida para um novo documento. Sendo assim, geralmente será pré-formatado de alguma forma que informe o uso do documento. Por exemplo, você pode configurá-lo para que novos documentos criados venham com cabeçalhos, rodapés personalizados ou outros recursos configurados por você. Então, isso pode incluir contratos padrão, atas de reuniões preenchíveis com formulário, agendas de reuniões ou qualquer outra coisa que você possa precisar.

Por que você deve usar modelos de documento?

O principal motivo para usar um modelo de documento no SharePoint Online é que você pode economizar tempo. Em vez de perder tempo formatando um tipo de documento cada vez que usá-lo, você pode salvar um modelo de documento e reutilizá-lo posteriormente com a formatação já feita. Contudo, outro benefício de usar Modelos de Documento é que você pode garantir uniformidade. Isso é importante se você estiver trabalhando com documentos confidenciais e precisar se certificar de que tudo está formatado corretamente. Você não terá que se preocupar se tudo estiver configurado corretamente, pois você estará trabalhando a partir de um modelo pré-aprovado.

Como criar um modelo de documento no SharePoint Online

Existem várias maneiras de criar um modelo de documento no SharePoint Online. Vamos dar uma olhada neles.

Configure um tipo de arquivo padrão ao criar uma biblioteca do SharePoint

1. Vá até o site onde deseja criar sua biblioteca.
2. Selecione Configurações e, em seguida, Adicionar um aplicativo .
3. Selecione Biblioteca de documentos .
4. Clique em Opções avançadas .
5. Adicione um nome, descrição opcional, controle de versão e se deseja que a biblioteca receba e-mail.
6. Selecione o formato de arquivo padrão para o documento na lista suspensa Modelo de documento .
7. Por fim, clique em Criar .

Personalize o modelo padrão para uma biblioteca de documentos

Existem duas maneiras de alterar o modelo padrão em uma biblioteca de documentos. Então, vamos dar uma olhada em ambas.

Edite o modelo de arquivo padrão 

1. Vá para o site onde sua biblioteca está localizada.
2. Selecione Configurações e clique em Configurações da biblioteca .
3. Em Configurações gerais, clique em Configurações avançadas .
4. Na seção Modelo de documento , no campo URL do modelo , selecione  Editar modelo . Um dos seguintes acontecerá
   1. Biblioteca de documentos – o modelo será aberto em um compatível com o SharePoint e associado ao tipo de arquivo do modelo atual.
   2. Biblioteca de formulários – o modelo é aberto em um programa compatível com o SharePoint, um programa de design de formulário baseado em XML, como o InfoPath, ou um editor de XML.
5. Faça a alteração desejada e salve o modelo. Salve o modelo com um novo nome de arquivo. Feche o programa se não precisar mais dele aberto.
6. Dependendo do seu programa de designer de formulário, pode ser necessário republicar o modelo.
7. Em seu site, na parte inferior da página Configurações avançadas da biblioteca de documentos ou formulários , selecione  OK .

Especifique um modelo de arquivo personalizado 

1. Primeiramente, crie e salve seu modelo personalizado em um programa compatível com o SharePoint. Observe sua localização e mude para o SharePoint.
2. Então, vá para o site que contém a biblioteca na qual deseja usar o modelo personalizado. Agora você terá duas opções para adicioná-lo
   1. Opção 1
      1. Clique em Novo e em Adicionar modelo .
      2. Encontre o arquivo que deseja usar e carregue-o.
   2. opção 2
      1. Para esta etapa, você deve usar o Internet Explorer. No SharePoint, no canto superior direito, selecione  Todos os Documentos e, em seguida, selecione  Exibir no Explorador de Arquivos .
      2. No File Explorer, navegue para encontrar o modelo personalizado que você criou.
      3. Clique com o botão direito do mouse no arquivo e, no menu de atalho, selecione  Copiar .
      4. Selecione o botão Voltar até retornar à biblioteca e, em seguida, selecione a pasta Formulários para abri-la.
   3. Em seguida, slique com o botão direito em uma área em branco na janela da pasta e, no menu de atalho, selecione  Colar .
   4. Feche o File Explorer e volte ao site.
   5. À esquerda, selecione  Conteúdo do site .
   6. Encontre sua biblioteca de documentos em Conteúdo , passe o mouse sobre o nome, selecione as reticências (…) e selecione  Configurações .
   7. Em Configurações gerais , selecione  Configurações avançadas .
   8. Por fim, na seção Modelo de documento , siga um destes procedimentos:
      1. Biblioteca de documentos – digite o endereço do seu modelo personalizado no  campo URL do modelo . O local é o endereço da web do modelo no site, relativo ao nome do site.
      2. Biblioteca de formulários – digite o endereço do modelo personalizado que deseja usar no campo URL do modelo  . O local é o endereço da web do modelo no site, relativo ao nome do site.

Conclusão

Ou seja, não é tão difícil adicionar e modificar modelos de documentos no SharePoint Online. Portanto, usando as dicas que fornecemos hoje, você pode começar a criar modelos e usá-los para economizar tempo e garantir a uniformidade hoje.

Por fim, você pode encontrar mais tutoriais do SharePoint como este em nosso blog, portanto, certifique-se de conferir todos os dias.