Guia para governança do SharePoint: uma visão geral

Cada organização é única em suas regras e regulamentos. Isso também se aplica a sistemas corporativos, como o SharePoint. Portanto, para evitar confusão, falta de comunicação e má gestão, você precisa estabelecer certas regras.

O que é governança do SharePoint?

Governança é um conjunto de políticas que definem processos, funções, regras e regulamentos para interação de usuários internos e externos com o SharePoint em sua organização. Ou seja, estas restrições de governação devem ser aplicadas a todos e a todos, independentemente da sua designação ou cargo. Para que eles recebam permissões extras do SharePoint ou direitos de acesso, mesmo assim eles precisam estar sob o olhar curioso da equipe de governança ou da ferramenta de governança. Portanto, mantém um controle saudável sobre a forma como as divisões de negócios e a equipe de TI da sua organização trabalham juntas em direção aos objetivos de toda a empresa.

Por que você precisa da Governança do SharePoint?

Ter um ótimo sistema de governança implementado desde os primeiros dias de uso do SharePoint pode ajudar exponencialmente a aumentar a conformidade organizacional com vários processos e regulamentações de negócios. Se a sua organização utiliza extensivamente o SharePoint: criando sites, mantendo a segurança, gerenciando permissões – você precisa ter um plano de governança adequado, bem como uma ferramenta de governança online do SharePoint prontamente disponível.

M365 e governança do SharePoint

O SharePoint está intimamente integrado aos serviços do Microsoft 365, incluindo Grupos do Microsoft 365, Microsoft Teams, PowerApps, Outlook, Streams e muito mais. É importante ter um módulo de governança Microsoft365 que cuide de todos esses outros serviços.

Benefícios da Governança do SharePoint

Há uma série de benefícios evidentes e superficiais associados à implementação da governança na sua plataforma. Aqui estão alguns deles:

Crescimento e Escala

À medida que sua empresa continua crescendo, você precisa estar em sincronia com os crescentes requisitos de governança que podem surgir proporcionalmente ao seu progresso. Portanto, considere adotar um plano de governança o mais cedo possível. Um modelo de plano de governança do SharePoint bem implementado garantirá que tudo esteja organizado e que nada se perca à medida que você expande.

Padrões de qualidade

Este é outro grande motivo. É importante que os documentos da sua empresa tenham um nível consistente de qualidade em todos os sites e páginas do SharePoint. Ter um plano de governança bem elaborado do Office365 ajuda os usuários a avaliar corretamente seus requisitos de criação, edição e gerenciamento de documentos. Dessa forma, você pode acessar qualquer site ou página e saber o que esperar.

Configurando um plano de governança do SharePoint

Embora as especificidades do seu plano de governança dependam dos requisitos individuais da sua empresa, aqui está uma lista de alguns dos componentes essenciais de um ótimo plano de governança:

Papéis e responsabilidades

Todos os funcionários precisam estar cientes e responsáveis ​​o suficiente para cumprir suas funções e responsabilidades. Seu plano de governança deve ser elaborado tendo em mente as funções e responsabilidades de cada um de seus funcionários. Isso tornará as distribuições de direitos de acesso e os níveis de permissão bastante fáceis de configurar e manipular.

Políticas e procedimentos

Estas são as essências do seu plano de governança do SharePoint. São as regras que definem o que um usuário pode ou não fazer. Isso inclui vários níveis de permissão, desde situações simples, como quem pode editar o quê, até acesso de nível superior e direitos de administrador.

Planos de backup

As coisas podem dar errado. Você não pode esperar que tudo corra bem. Quando as coisas dão errado, é importante encontrar uma maneira de restaurá-lo para as versões anteriores de forma rápida e eficaz.

Marca

A marca é extremamente importante para a identidade de uma organização. Seus sites precisam ser uniformes tanto em função quanto em forma. Isso significa que seus sites e páginas devem ter uma aparência consistente ou “Branding”

Treinamento e implementação

Criar uma política de governança é ótimo, mas não significará nada se não for implementada. Os usuários e administradores do SharePoint precisam conhecer todos os detalhes de seus planos de governança, bem como ser treinados em suas políticas de governança. Depois de treinado, você precisa aplicar consistentemente a implementação e monitorar se eles estão seguindo os novos procedimentos.

Conclusão

A Governança do SharePoint pode ser poderosa se gerenciada corretamente. A governança do SharePoint permite que você gerencie com eficiência sua plataforma SharePoint para que ela funcione de acordo com os requisitos da sua empresa. Mas também é um processo complexo. Como será bom ter uma ferramenta para cuidar desses processos de governança!

Veja também nosso artigo sobre Por que o SharePoint deve ser sua ferramenta de colaboração.