Como grupos educacionais podem se beneficiar da digitalização de processos

Mesmo nos cantos das escolas mais modernas ainda se encontram processos altamente ineficientes que poderiam ser melhorados. Assim, no centro da digitalização de processos estão os formulários em uma planilha, documento que precisa ser impresso e preenchido com uma caneta ou enviados por e-mail. 

Então, está claro que as escolas precisam ficar sem papel, processar formulários rapidamente e, em última análise, atender às necessidades de funcionários, alunos e pais de maneira melhor e mais eficiente.

O poder da digitalização de processos

Os formulários online melhoram a produtividade e as operações de várias maneiras.

Assim, coletar, carregar e/ou sincronizar dados automaticamente em um banco de dados, eliminando erros humanos, entrada manual repetitiva de dados e a necessidade de rastrear informações por meio de planilhas.

Automatizar ações após a aprovação do formulário, como enviar informações da equipe para um agente de viagens externo após a aprovação de um formulário de viagem pelos departamentos relevantes.

Portano, reduzindo o desperdício de tempo solicitando automaticamente atualizações de status e outras informações, além de reduzir a papelada e reduzir a pressão nas caixas de entrada de e-mail.

Economizando milhares no custo de impressão de formulários e tendo a equipe administrativa processando esses formulários.

Digitalização de processos e fluxo de trabalho

Embora os formulários online sejam uma ferramenta poderosa, adicioná-los aos fluxos de trabalho leva a eficiência a um nível totalmente novo.

É seguro dizer que todos nós já lidamos com o pesadelo de perseguir rastros de papel, seja para obter a aprovação de um diretor ocupado ou descobrir quem está atualmente na posse de um formulário em papel.

Os fluxos de trabalho podem ser tão simples ou complexos conforme necessário. Você pode ter um ou mais caminhos dependendo do campo de formulário selecionado pelo usuário, uma ou mais pessoas que precisam aprovar o formulário, um formulário que sai do fluxo de trabalho antecipadamente se ocorrer uma determinada ação e muito mais.

Aqui estão alguns dos principais benefícios que as escolas podem aproveitar:

Responsivo a dispositivos móveis

Nossos formulários são compatíveis com dispositivos móveis, tornando mais fácil para os usuários preencher formulários em qualquer lugar, em qualquer dispositivo e local. Você pode oferecer uma experiência melhor para usuários móveis especificando tipos de entrada em campos de formulário para que sejam renderizados melhor em dispositivos móveis. Por exemplo, os campos numéricos abrem automaticamente um teclado numérico em dispositivos móveis, tornando muito mais intuitivo para os usuários selecionar e inserir números.

Criação de formulário fácil

Reduza a dependência de TI. Nossa experiência de usuário de criação e gerenciamento de formulários e fluxo de trabalho de arrastar e soltar e apontar e clicar significa que sua equipe pode configurar seus formulários em questão de minutos sem nenhum conhecimento técnico.

Preencher formulários

Ninguém gosta de digitar as mesmas informações repetidamente. Os formulários podem ser pré-preenchidos com dados como IDs de alunos ou funcionários, do seu provedor de identidade e do perfil do usuário. Isso torna rápido e eficiente para os usuários preencher formulários e garante que os dados inseridos sejam consistentes.

Campos de formulário avançados

Vá além do básico. Obtenha o consentimento ou um acordo dos pais mais rapidamente adicionando um campo de assinatura eletrônica aos formulários da escola, como os recibos de permissão. Minimize o comprimento dos formulários e adicione painéis, que mostram campos e informações adicionais com base em uma opção de campo selecionada pelos usuários. Crie um formulário com campos visíveis apenas para um grupo de usuários, permitindo criar um formulário personalizado para diferentes grupos.

Relatórios poderosos

Uma variedade de publicações, bem como relatórios de segurança e de usuário estão disponíveis. Assim, a plataforma pode automatizar o processo de geração e distribuição de relatórios; criando relatórios programados enviados automaticamente para outros usuários como anexos de e-mail. Portanto, ele também pode fornecer uma visão granular dos usuários do seu site e suas permissões de segurança e níveis de acesso.

Qual o proximo passo da digitalização de processos?

Por fim, esperamos que hoje o ajude a iniciar sua jornada de automatização de processos de negócios manuais baseados em papel.

Interessado em ver o que um software sofisticado de automação de formulários e fluxo de trabalho pode fazer pela sua organização? Entre em contato com a Trinapse e veja como podemos ajudá-lo.