Como a gestão de não conformidades ajuda na redução de custos?

Gestão de não conformidades é um procedimento de negócios que visa reduzir a quantidade de eventos inesperados dentro do negócio. Quando uma não conformidade, por sua vez, é qualquer atividade, produto ou serviço com resultado insatisfatório e que exige substituição ou retrabalho.

Elas podem ser causadas por máquinas inoperantes, problemas com pessoal e até por processos pouco eficientes. Elas causam perdas financeiras para o negócio que precisa substituir um item ou refazer um processo, pagando por ele duas vezes.

Quer entender qual é o impacto financeiro da gestão de não conformidade e aprender a melhorar esse ponto do seu negócio? Confira o passo a passo.

Quais os benefícios da gestão de não conformidade?

Antes de falarmos sobre como fazer a gestão na empresa precisamos abordar os benefícios de fazê-la bem. Quando uma empresa investe em gestão de não conformidade ela consegue melhorar uma série de processos internos e obter melhores retornos financeiros.

A gestão tem como benefícios:

• antecipar erros;
• aumentar a eficiência;
• reduzir erros;
• criar processos mais ágeis;
• evitar a inoperabilidade; e
• aumentar a produtividade dos colaboradores.

Bem realizada, a gestão de não conformidade gera dados valiosos para o seu negócio sobre aquilo que funciona e o que não funciona nos procedimentos da organização. Portanto a longo prazo, esses dados informam decisões de investimento e distribuição de trabalho que impactam a saúde financeira da empresa.

Como fazer a gestão?

Agora que você já sabe tudo sobre gestão de não conformidades que tal conferir algumas dicas para fazê-la na sua empresa? Veja o passo a passo.

Passo 1: crie um código

As principais não conformidades do negócio devem ser catalogadas. Dessa maneira, ficará muito mais fácil enfrentar problemas repetitivos e descobrir que soluções melhor se adequam a eles. Por isso, crie um código  para organizar a informação.

Esses códigos podem ser gerados de forma sequencial por um sistema e documentados na intranet para que a equipe responsável tenha acesso aos chamados o quanto antes.

Passo 2: estabeleça um centro de trabalho

Cada tipo de não conformidade exige a expertise de uma equipe diferente. Por isso, estabelecer um centro de trabalho para cada um dos tipos de não conformidades encontrados pela empresa vai encurtar o período de melhoria.

O trabalho de distribuir as tarefas para regularizar uma não conformidade pode ser feito pelo setor de qualidade. Assim ele indicará que equipe de manutenção trabalhará na não conformidade para contorná-las.

Passo 3: trabalhe com manutenções programadas

A melhor maneira de melhorar a gestão de não conformidade é fazendo um hábito de trabalhar com manutenções programadas. Com essas manutenções preventivas averiguarão a capacidade dos equipamentos, sistemas e softwares utilizados pelo negócio periodicamente para evitar que eles fiquem inoperantes em um momento crucial.

Passo 4: integre as informações do negócio

Como são feitos os seus processos de negócios? Conformidades na qualidade do produto podem advir de processos ineficientes. Centralizar as informações e padronizar as tarefas dos departamentos da empresa fará uma grande diferença na redução de não conformidades.

Passo 5: acompanhe as KPIs

Key Performance Indicators, ou KPIs são grandes parceiras da gestão de não conformidade. Então estabeleça métricas para os equipamentos, departamento e pessoal para conseguir antecipar não conformidades e agir antes que elas impactem a lucratividade do negócio.

Há softwares que podem ajudá-lo com a gestão de não conformidades. As ferramentas integram as informações dos sistemas e redes da empresa, eliminando as planilhas e automatizando as não conformidades do negócios para que a gestão não seja pega de surpresa.

Com isso, economizar em gestão é uma consequência natural. Um sistema não só apontará as não conformidades, mas também indicará as causas e prováveis soluções para encurtar o tempo da tomada de decisão gerencial.

E aí, gostou de aprender sobre a relação entre gestão de não conformidades e redução de custos? Aproveite e compartilhe este artigo nas redes sociais!