Como gerenciar bibliotecas de documentos no SharePoint Online

O SharePoint Online é uma das melhores ferramentas disponíveis para armazenar, gerenciar e acessar documentos. Ele oferece uma ampla gama de opções para organizar seus arquivos para atender às suas necessidades. Então, para te ajudar, reunimos uma lista de 7 dicas que você pode usar para gerenciar suas bibliotecas de documentos no SharePoint Online.

1. Use o controle de versão do documento

O controle de versão do documento, ou “versão de versão”, permite armazenar, rastrear e restaurar arquivos que foram modificados. Então, isso pode ajudá-lo a restaurar versões antigas ou comparar alterações entre duas instâncias de um documento. Contudo, o SharePoint Online pronto para uso vem com o controle de versão ativado por padrão. 

2. Metadados do SharePoint

Ao usar metadados, você pode ser muito mais flexível com a forma como classifica seus arquivos. Ou seja, isso permite classificar e organizar suas bibliotecas de documentos com base no que elas contêm. Assim, os metadados eliminam a dor de cabeça dos usuários que tentam ajustar os documentos que estão armazenando para corresponder à estrutura de classificação das bibliotecas de documentos que usam pastas.

3. Tipos de conteúdo

A configuração de tipos de conteúdo permite criar propriedades/meta tags dinâmicas que variam dependendo dos documentos carregados. Portanto, recomendamos configurá-lo para usar apenas um tipo de conteúdo por biblioteca de documentos. Pois, não ter que atribuir um tipo de conteúdo a cada documento em um upload grande pode economizar um tempo valioso para seus usuários.

5. Configurar visualizações no SharePoint

Um dos principais motivos pelos quais você deve usar metadados e configurar meta tags é para poder criar exibições. Portanto, as exibições no SharePoint Online permitem que você use a função filtrar/classificar/grupo para exibir as informações desejadas. Sendo assim, elas podem ajudá-lo a gerenciar o espaço em uma página. Isso permite que você ajuste várias listas e bibliotecas em uma página para facilitar a navegação. Você pode tornar a visualização tão simples ou tão complicada quanto desejar. 

7. Ative a coautoria

A coautoria torna mais fácil para os usuários colaborar e revisar documentos em uma biblioteca de documentos. Então, se estiver preocupado com o acesso de pessoas não autorizadas a um documento, você pode desativar a coautoria para projetos específicos ou trabalhar neles no OneDrive antes de carregá-los na biblioteca de documentos.

Conclusão

Como dissemos anteriormente, o SharePoint Online é uma ótima ferramenta para armazenar e gerenciar os documentos da sua empresa. Usando as dicas que fornecemos hoje, deve ser fácil para você começar a configurar suas bibliotecas de documentos no SharePoint Online como um profissional.

Se você estiver interessado em saber mais sobre o SharePoint ou quiser aproveitar melhor o Microsoft 365, entre em contato com a Trinapse. Nossa equipe adoraria agendar um horário para conversar com você sobre como fazer o ambiente do SharePoint Online funcionar perfeitamente para você.