Melhores práticas de gerenciamento de documentos para SharePoint e Microsoft 365

A descoberta de documentos é um processo fundamental que estabelece as bases para uma auditoria eficaz de documentos e organização de conteúdo. Ele fornece às organizações uma compreensão abrangente do seu cenário documental, permitindo-lhes tomar decisões informadas, garantir a conformidade, aumentar a segurança e agilizar o processo de gerenciamento de documentos para uma transformação digital bem-sucedida. Neste artigos iremos explorar desde os desafios do gerenciamento de documentos para SharePoint e Microsoft 365, até as melhores práticas de gestão de documentos.

Desafios de descoberta de documentos

Aqui estão algumas dificuldades comuns enfrentadas durante o processo de descoberta de documentos:

• As organizações geralmente têm grandes quantidades de dados em vários formatos e locais. Classificar esse volume e variedade de dados para identificar documentos relevantes pode ser complicado.
• Os documentos geralmente armazenados em diferentes sistemas ou departamentos de uma organização. Esses silos podem dificultar o acesso e a integração de todos os documentos relevantes para um processo de descoberta abrangente.
• Metadados imprecisos ou inconsistentes, conteúdo desatualizado e falta de padronização podem afetar a qualidade dos documentos descobertos. Garantir a precisão dos dados é crucial para uma descoberta eficaz de documentos.
• A descoberta de documentos geralmente envolve contextos jurídicos ou relacionados à conformidade, como a descoberta eletrônica para litígios. Atender aos requisitos legais e regulatórios e ao mesmo tempo garantir a precisão e a relevância dos documentos pode ser complexo.
• O tratamento de informações sensíveis ou confidenciais durante o processo de descoberta exige medidas de segurança robustas. Acesso não autorizado ou violações de dados podem levar a consequências graves.
• Identificar e lidar com documentos redundantes ou duplicados é crucial. Documentos duplicados podem distorcer os resultados da análise e desperdiçar espaço de armazenamento.
• Sistemas legados podem armazenar documentos importantes, mas geralmente têm recursos de pesquisa limitados ou não possuem metadados. A integração de documentos desses sistemas ao processo de descoberta pode levar muito tempo.
• Garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados, especialmente ao lidar com informações de identificação pessoal, adiciona outra camada de complexidade à descoberta de documentos.

Processo de descoberta de documentos

A seção a seguir descreve as etapas envolvidas no processo de descoberta de documentos:

1. Identificação — A primeira etapa é identificar todos os documentos de uma organização. Isso inclui arquivos digitais, documentos em papel, e-mails, arquivos multimídia e quaisquer outras formas de informação gerenciadas.
2. Classificação — Os documentos categorizados com base no tipo, conteúdo, finalidade e outros critérios relevantes. A classificação ajuda a organizar documentos em categorias lógicas, facilitando seu gerenciamento e recuperação.
3. Extração de metadados — Metadados como data de criação, autor, histórico de versão e permissões de acesso extraídos. Os metadados fornecem informações valiosas sobre um documento e são cruciais para fins de gerenciamento e auditoria de documentos.
4. Análise de conteúdo — A análise de conteúdo envolve a digitalização do texto e do conteúdo dos documentos para compreender seus contextos. Técnicas avançadas, como processamento de linguagem natural, para extrair insights e classificar documentos com base em seu conteúdo.
5. Mapeamento de dados — Os documentos são mapeados para entender seus relacionamentos e dependências. Isto é crucial para a organização do conteúdo, garantindo que os documentos interligados sejam migrados juntos para manter a integridade dos dados.

Como superar esses desafios?

Essas são soluções podem ajudá-lo em todo o processo de descoberta de documentos:

• Audite sua biblioteca do SharePoint para identificar documentos não pesquisáveis.
• Remova arquivos duplicados e classifique documentos legados.
• Marcar documentos automaticamente com base em seu conteúdo.
• Edite arquivos PDF, edite dados confidenciais e preencha e assine formulários. 
• Adicione marcas d’água ou códigos de barras, converta e arquive seus documentos PDF e muito mais.

Os custos do negócio

A dificuldade em descobrir documentos, por serem inpesquisáveis, pode levar a problemas legais, afetar a decisão, e perder tempo e dinheiro.

Por exemplo, auditorias de conformidade, solicitações de liberdade de informação e mandatos de descoberta legal exigem que as organizações recuperem todas as informações relevantes armazenadas eletronicamente, o que muitas vezes é exigido em curto prazo.

Além disso, o impacto no tempo e nos custos dos funcionários é substancial, uma vez que horas são desperdiçadas na procura de documentos, levando a custos de oportunidade e implicações financeiras para o negócio.

Conclusão

O gerenciamento eficaz de documentos no SharePoint e no Microsoft 365 depende da compreensão e da superação dos desafios de descoberta de documentos. Apesar das complexidades processos simplificados e ferramentas avançadas podem transformar os cenários documentais, garantindo uma jornada de transformação digital segura e contínua.

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