Como evitar documentos nos resultados de pesquisa do SharePoint

Quando foi a última vez que você enfrentou um problema ao salvar documentos confidenciais no SharePoint? Então, seus colegas os encontraram? Ah, sim, eles fizeram! Como isso aconteceu? Entretanto, graças ao seu mecanismo de pesquisa do SharePoint que preencheu os resultados. Assim, para se livrar disso, você precisa evitar que esses arquivos/documentos apareçam nos resultados da pesquisa, certo? Então, aqui estão algumas maneiras de conseguir isso:

Desativando a indexação de pesquisa no nível do site do SharePoint

Não acho que nenhuma organização desative a indexação de pesquisa no nível do site. De qualquer forma, confira:

• Selecione o ícone de engrenagem e clique em Configurações do site.
• Em pesquisa, selecione Pesquisa e disponibilidade offline

Na área Conteúdo do site de indexação, selecione o botão de opção “Não” conforme mostrado abaixo:

Obs: Ao fazer esta atividade, não significa que seu site não possa ser acessado por outras pessoas. Com certeza, os usuários podem obter acesso. É só que a pesquisa não rastreia o site enquanto faz a pesquisa baseada em palavras-chave.

Configurando permissões exclusivas para biblioteca de documentos

O portal do SharePoint é criado com base nas permissões do usuário no nível do site, no nível da pasta e nos níveis da lista. Aqui, você precisa definir permissões exclusivas para um nível de biblioteca de documentos. Isso evita que os arquivos apareçam na pesquisa de usuários que não têm acesso. Recomenda-se configurar a segurança no nível do site; no entanto, os usuários podem exigir a definição de suas próprias permissões exclusivas para pastas confidenciais.

Vamos em frente e configurar permissões exclusivas para uma biblioteca de documentos:

• Vá para a biblioteca de documentos onde você deseja configurar permissões exclusivas.
• Selecione o ícone de engrenagem e escolha Configurações da biblioteca
• Selecione “Permissões para esta biblioteca de documentos”
• No SharePoint, por padrão, a biblioteca de documentos obtém as permissões do site pai. Quaisquer que sejam as permissões de usuário definidas lá, elas serão refletidas nos subsites e nas bibliotecas de documentos.
• Para ter as permissões exclusivas, selecione “Parar de herdar permissões.
• Você receberá um pop-up no navegador, pressione OK 
• A próxima etapa é remover ou adicionar grupos ou usuários conforme sua necessidade. Então, siga a ilustração abaixo. Assim, tudo o que você precisa fazer é selecionar o usuário ou um grupo, decidir qual atividade você precisa realizar. Remova permissões de usuário ou conceda permissões de usuário. Remova todas as permissões de usuário das configurações e crie novas de acordo.

Criando permissões exclusivas para uma biblioteca de documentos no SharePoint Online:

• Vá para sua biblioteca de documentos e selecione um dos arquivos/pastas (caixa de seleção).
• Selecione o botão i conforme mostrado no lado direito da tela ao selecionar o arquivo.
• Selecione Gerenciar Acesso
• Ao clicar em Gerenciar Acesso, você verá outra página na qual solicita que você compartilhe ou conceda acesso. Você também pode ver a lista de usuários existentes com os quais você compartilhou o arquivo/pasta anteriormente.

Removendo o Índice de Pesquisa no nível da Biblioteca de Documentos SharePoint Online

Essa opção pode deixar a segurança como está, mas evita que os documentos sejam indexados na Pesquisa do SharePoint.

Vamos em frente e revogar este recurso:

• Acesse sua biblioteca de documentos
• Selecione o ícone de engrenagem e vá para as configurações da biblioteca
• Selecione Configurações Avançadas
• Vá para o meio da página até encontrar a seção Pesquisar. Altere a opção do botão de opção para Não em vez de Sim.

Então, selecione OK para confirmar.

Obs: Então, ao criar esta configuração, irá ajudá-lo a evitar que as pastas/ficheiros apareçam na pesquisa de palavras-chave. No entanto, os usuários que têm acesso a esta biblioteca de documentos poderão navegar facilmente. Assim, isso também funciona para listas do SharePoint.