Como configurar compartilhamento de nível organizacional no SharePoint

O gerenciamento de conteúdo e o compartilhamento de arquivos são os principais destaques do Microsoft SharePoint. Assim com uma assinatura do Microsoft 365, você pode acessar várias ferramentas e serviços, que tornam mais fácil para sua organização estimular a colaboração dentro e fora da organização.

Como o Microsoft SharePoint está trabalhando com base no recurso de armazenamento em nuvem, compartilhar conteúdo com usuários externos é mais fácil do que nunca. Então também torna mais fácil colaborar com as pessoas, independentemente de onde estejam.

Existem algumas questões relevantes relacionadas ao compartilhamento externo. Como partilhar arquivos do SharePoint com usuários externos? É seguro partilhar documentos com usuários externos? Ao definir as configurações no nível da organização para o SharePoint, você pode tornar o compartilhamento seguro em uma grande extensão.

Etapas para definir as configurações de compartilhamento externo no nível da organização

Aqui estão as etapas para definir as configurações de compartilhamento externo em nível organizacional do seu SharePoint.

• Vá para a página de compartilhamento do novo SharePoint Admin Center.

• Faça login em uma conta com permissões de administrador.

• Vá para a seção Compartilhamento externo e marque o nível de compartilhamento desejado.

• Isso é válido para SharePoint e OneDrive.

• Será definido como ‘Qualquer pessoa’ por padrão.

• Na seção Compartilhamento externo, você pode definir a configuração de compartilhamento desejada para sua organização.

• Além de ‘Qualquer Pessoa’, você também pode escolher opções como usuários novos e existentes, convidados existentes e apenas pessoas em sua organização.

As configurações de compartilhamento se aplicarão a todos os tipos de sites e aos sites conectados aos Grupos do Microsoft 365.

Opções e o que elas representam

Existem algumas opções que você pode escolher para manter o processo de partilhar restrito e seguro para sua organização. Aqui está uma imagem clara de cada opção.

• Qualquer pessoa: Com esta opção, qualquer pessoa que tenha o link para o arquivo ou pasta pode acessar sem qualquer autenticação. Ele também permite que os usuários compartilhem sites com convidados novos ou existentes que se autenticam.

• Somente pessoas em sua organização: esta opção desativa instantaneamente o recurso de compartilhamento externo de sua organização.

• Convidados novos e existentes: dá acesso a pessoas que receberam um convite para entrar com sua conta escolar ou profissional, conta da Microsoft ou podem verificar sua identidade fornecendo um código. Os usuários poderão compartilhar conteúdo com as pessoas inseridas como convidados no diretório de sua organização. Ele também permite que os usuários enviem convites para novas pessoas que serão adicionadas ao diretório assim que fizerem login.

• Convidados existentes: está opção permite que seus usuários compartilhem conteúdo apenas com pessoas que já estão listadas como convidados no diretório de sua organização. Eles podem já estar no diretório porque receberam um convite de compartilhamento no passado ou foram adicionados manualmente.

Se você estiver desativando o recurso de compartir externo para sua organização e ativando-o novamente mais tarde, os convidados que tinham acesso no passado irão recuperar o acesso. Para evitar isso, você terá que primeiro desligar o compartilhamento externo para os sites que o tinham habilitado anteriormente.

Outras opções de compartilhamento externo

Restringindo o compartilhamento externo usando o domínio

Esta opção pode ser utilizada se você deseja restringir o compartilhamento com um determinado parceiro ou organização. É uma configuração no nível da organização que afeta todos os sites do SharePoint. Para usar esta opção, insira os domínios na caixa.

Habilitando compartilhamento externo apenas para grupos de segurança específicos

Com esta opção, você pode permitir o compartilhamento externo apenas para grupos de segurança específicos.

Permitir que convidados façam login apenas usando a conta original

É um recurso padrão que os convidados podem receber o convite em uma conta e entrar usando uma conta diferente. Depois que o convite for resgatado, eles não poderão usá-lo com outra conta.

Permitir que os convidados compartilhem itens que eles não possuem

É também um privilégio padrão que os convidados terão. Mas eles precisam ter permissão para dividir conteúdo externamente.

Os convidados que verificam com um código precisam se autenticar novamente.

Para os convidados que usam um código de verificação para obter acesso, eles podem ter optado pela opção “permanecer conectado” em seus navegadores por conveniência. Sendo assim ao escolher essa opção e um determinado número de dias, você pode solicitar que eles reautentiquem o acesso à conta que usaram para resgatar o convite.

Compartilhamento, acesso de convidado e gerenciamento de arquivos/pastas são recursos importantes do SharePoint. Portanto manter seus dados seguros também deve ser levado a sério, leia mais em nosso outro post sobre o assunto.