Como utilizar os fluxos de trabalho do SharePoint Online

Os fluxos de trabalho estão em toda parte. Se você estiver imprimindo um conjunto de documentos repetidamente, isso é um fluxo de trabalho. Se você estiver organizando dados dinâmicos em uma planilha, isso é um fluxo de trabalho. Vejamos alguns exemplos comuns para saber mais sobre os fluxos de trabalho do SharePoint.

1. Fluxo de trabalho de integração de funcionários

A integração é um processo padronizado para receber novos contratados e fornecer treinamento relevante sobre a empresa, práticas de trabalho e cultura organizacional. A automação do fluxo de trabalho do SharePoint traz a automatização para várias atividades. A lista de atividades pode incluir:

2. Fluxo de trabalho de aquisição

O processo de aquisição tem vários fluxos de trabalho e começa com a aprovação dos fornecedores. O segundo fluxo de trabalho se inicia quando o pedido de compra também inicia. Uma vez que o pedido de compra passa para aprovado e enviado ao fornecedor, as mercadorias são recebidas. Então, o fluxo de trabalho final ativa-se para fatura e pagamento.

3. Fluxo de trabalho do pipeline de vendas

Este fluxo de trabalho indica a progressão das vendas dentro da organização. Ele captura a liderança, acompanhamentos, propostas, negociação e outras tarefas repetitivas. O processo de vendas organizado dentro do fluxo de trabalho para tornar todo o pipeline de vendas mais eficiente.

4. Fluxo de trabalho de reembolso

Outra atividade comum no local de trabalho é o reembolso de despesas. O fluxo de trabalho inicia-se com o envio de uma solicitação de reembolso e, em seguida, o gerente aprova ou recusa a solicitação. A aprovação enviada ao departamento financeiro e o pagamento repassado aos funcionários. A automação do fluxo de trabalho do SharePoint pode ser usada para rastrear solicitações, recebimentos e status de pagamento que simplificam o processo geral.

Como criar fluxos de trabalho do SharePoint?

O SharePoint é muito popular para compartilhamento e colaboração. Os recursos de fluxo de trabalho da plataforma são ótimos para automatizar vários processos de negócios. Vamos explorar como criar fluxos de trabalho no SharePoint.

Opção 1: nenhum fluxo de trabalho

Esta opção utilizada quando necessária uma simples notificação ou aprovação. O recurso “Alertas” do SharePoint usado em conjunto com colunas de metadados. A opção “Atribuído a” também pode ser usada para enviar um e-mail ao usuário atribuído.

Opção 2: aprovação de conteúdo

O recurso interno de aprovação de conteúdo usado para aprovação de conteúdo unidirecional. Também pode usado em cenários de aprovação simples. Por exemplo, aprovação do documento e solicitações de férias.

Opção 3: aprovação de conteúdo

Existem vários fluxos de trabalho internos disponíveis no SharePoint que permitem obter aprovações, coletar assinaturas e comentários, criar aprovação de disposição e fluxo de trabalho de três estados. Se o modelo de fluxo de trabalho interno do SharePoint não adequa-se ao cenário de negócios, um fluxo de trabalho personalizado também é uma alternativa.

Opção 4: Microsoft Power Automate

É mais fácil e muito melhor criar fluxos de trabalho do SharePoint com o Microsoft Power Automate. Ele é uma solução baseada em nuvem e se integra ao SharePoint e a muitos outros aplicativos.

Conclusão

Os fluxos de trabalho do SharePoint fornecem uma maneira fácil de criar, organizar e monitorar fluxos de trabalho em toda a organização. Ele se integra perfeitamente aos componentes de sua pilha de tecnologia existente para melhorar o compartilhamento e a colaboração entre sistemas, aplicativos e equipes, eliminando silos de dados. 

Mas é importante escolher o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho certo que possa se integrar aos sistemas existentes, atender aos requisitos de negócios e de segurança, oferecer flexibilidade e fornecer uma visão centralizada dos fluxos de trabalho de monitoramento. Entre em contato e veja como nossos especialistas em SharePoint podem ajudar a alavancar os seus negócios.