Como usar o SharePoint File Insights

O Microsoft SharePoint oferece gerenciamento e acessibilidade eficientes de arquivos. Hoje, as principais empresas e organizações usam o SharePoint para aprimorar o compartilhamento e a colaboração de documentos. Portanto, neste blog, discutiremos um recurso menos conhecido do SharePoint: insights de arquivo do SharePoint. Pois, esse recurso pode ser familiar para você se você for um usuário regular do SharePoint. Assim, o objetivo desse recurso é fornecer uma visão geral rápida dos arquivos e do conteúdo antes de abri-los. 

Simplesmente passando o cursor sobre o arquivo, suas informações de arquivo são apresentadas, exibindo informações vitais. Dessa forma, você pode determinar facilmente qual conteúdo de arquivo você precisa. Informações como visualizações e conteúdo interno estão prontamente disponíveis, permitindo que você avalie rapidamente o conteúdo de seus arquivos. Então, vamos entender melhor os insights de arquivo do SharePoint aqui. 

Tipos de insights disponíveis no SharePoint 

A janela do cartão de arquivo que aparece com as informações de arquivo associadas contém conteúdo relevante para cada usuário, o que significa que cada usuário receberá dados personalizados. Vamos aprender sobre algumas das exibições de dados que você verá ao acessar as informações de arquivo do SharePoint. 

Formulário condensado 

Na visualização condensada, você verá um cartão de arquivo mínimo que mostra o nome do arquivo e o número total de visualizações do arquivo. Essa exibição para documentos com menos dados ou atividade. A maioria dos novos arquivos em sua biblioteca de documentos apresenta essa visualização. 

Forma expandida 

Mesmo que a visualização de formulário condensado seja mostrada primeiro, após meio segundo de atraso, um formulário expandido do cartão de arquivo será carregado. Essa visualização destaca todos os outros detalhes do arquivo. 

Visão interna 

A aparência interna é uma seção disponível apenas em determinados cartões de arquivo. Ou seja, esta seção inclui detalhes como as principais partes do conteúdo do documento e o tempo necessário para ler o documento inteiro. Você também terá a opção de editar a seção Visão geral clicando nas reticências próximas a ela. 

Destaques da atividade 

Os destaques de atividades fornecem informações detalhadas sobre as principais atividades recentes no documento. Mostra quem editou o documento recentemente, bem como outros processos relevantes relacionados ao arquivo. 

Conversas 

A visualização da conversa apresentada quando o arquivo compartilhado como parte de uma discussão ou outro método de comunicação. Isso inclui bate-papos do Microsoft Teams e mensagens do Outlook. 

Visualizadores e visualizações 

Com base nas preferências do administrador do sistema, você pode configurar as informações do arquivo do SharePoint para ver quem visualizou os documentos, bem como o número total de exibições. 

Resumindo, o SharePoint File Insights é um excelente recurso para melhorar a produtividade geral de sua equipe e o gerenciamento de documentos. Recomendamos que você se familiarize com esse recurso em suas atividades diárias do SharePoint e certamente experimentará melhorias na produtividade de sua equipe. Por fim, veja também nosso outro artigo sobre como planejar seu SharePoint como um expert.