Como transformar as operações de construção com o Microsoft 365

O foco da Trinapse é ajudar os clientes em sua jornada de transformação digital. Embora tenhamos trabalhado com clientes em vários setores, nosso trabalho no setor de construção ilustrou algumas oportunidades notáveis ​​para transformar as operações de negócios usando as ferramentas da plataforma Microsoft 365 .

O atraso da construção

A indústria da construção atualmente fica atrás de outras indústrias na implementação de tecnologia. Contudo, os avanços tecnológicos podem aumentar a produtividade e a eficiência operacional por meio de comunicações, colaboração, automação de processos de negócios, análises de negócios e gerenciamento de projetos mais eficazes. Assim, os funcionários podem ser mais capacitados, otimizar as operações e identificar e lidar com a ineficiência.

É hora de as organizações de construção adotarem a tecnologia, caso contrário, poderão encontrar seus pares ganhando vantagem competitiva.

Oportunidades de transformação digital na contrução

Em nossa experiência, encontramos várias áreas onde as ferramentas do Microsoft 365 podem transformar as operações de construção:

1. Acesso a informação

A conexão com internet pode ser um problema em canteiros de obras, mas uma abordagem bem planejada permite que funcionários locais e remotos acessem as informações de que precisam de forma rápida e fácil em um telefone, tablet ou notebook. 

Ou seja, essas informações geralmente incluem especificações de projeto, informações de contrato e planos e cronogramas de projetos. Todos os aplicativos disponíveis no Microsoft 365 fornecem acesso a todos os documentos de que você pode precisar para realizar o trabalho, incluindo versões móveis.

2. Automatize os processos de negócios

Atrasos no trabalho são problemáticos e muito comuns na indústria. Sendo assim, uma das maiores maneiras pelas quais a tecnologia pode transformar as operações é a economia de tempo com a automação dos processos de negócios. Pois, os funcionários em escritórios e em campo podem mudar de processos manuais, geralmente usando papel, para gerenciamento, compartilhamento e segurança de documentos mais eficazes.

Essas eficiências podem se estender aos departamentos de suporte também. Portanto, o RH pode automatizar análises de funcionários ou gerenciamento de despesas. Assim como o jurídico pode organizar e proteger com mais eficácia a documentação para uma resposta mais rápida às reclamações. E isso é só o começo. Pois, toda essa automação pode ser fornecida por meio da implementação de fluxos de trabalho Microsoft Power Automate e formulários Power Apps, e estão disponíveis para usuários de desktop, tablet ou telefone.

3. Melhorar as comunicações internas

Com muitos funcionários remotos, é fundamental reunir a equipe, comunicar as notícias importantes e reforçar a cultura da sua empresa. Assim, uma intranet do SharePoint facilita o acesso e o compartilhamento de informações e documentos, independentemente de onde os funcionários residam. Ou seja, o resultado é um senso aprimorado de comunidade que permite que você faça valer sua marca e cultura por meio de comunicações eletrônicas.

4. Gerenciamento e colaboração eficiente e segura

O Microsoft Project Online e o Teams são ferramentas que permitem o gerenciamento e a colaboração eficientes de projetos.  Além disso, essas ferramentas permitem que seus recursos internos e de contrato trabalhem juntos, e seus documetos sejam protegido por meio de medidas de segurança adequadas.

5. Decisões baseadas em dados

O Power BI é uma ferramenta de relatório poderosa que pode ser usada para construir painéis que apresentam os KPIs que você precisa controlar e agir para melhorar as operações. Painéis que apresentam sua receita bruta, lucro e outras finanças do projeto em tempo real garantem que você atue nessas métricas rapidamente e não se surpreenda com os resultados reais.

6. Elimine atividades que desperdiçam tempo

As operações de construção produzem muita documentação. E, como mencionado, geralmente são documentos em papel. Entretanto, com repositórios de documentos altamente organizados, os funcionários podem acessar um documento com base em sua classificação de conteúdo, se for específico para um projeto, arquitetura, engenharia, cadeia de suprimentos, fornecedor ou outra categoria. Com a classificação de conteúdo adequada, você pode configurar recursos de pesquisa poderosos que eliminam a perda de tempo procurando documentos.

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