Benefícios de usar o SharePoint como uma extranet

O SharePoint tem uma longa história de ser uma plataforma de Intranet de nível empresarial, permitindo que organizações de todas as formas e tamanhos conduzam a colaboração e a comunicação dos funcionários. Seu uso como ferramenta de Extranet não é tão comum, principalmente porque algumas empresas não entendem completamente as nuances entre Extranets e Intranets. A boa notícia é que o SharePoint realmente é uma excelente plataforma de Extranet, com toda uma série de recursos e funções úteis. Nesta postagem, veremos os benefícios claros de usar o SharePoint para esse fim.

Definindo uma Extranet

Em primeiro lugar, o que é exatamente uma extranet do SharePoint? Em essência, uma Extranet é idêntica a uma Intranet, mas acessada de maneira diferente. As extranets são usadas por terceiros e parceiros, para colaborar em projetos ou trabalhos específicos. Uma Extranet precisa permitir que esses usuários tenham acesso controlado a funcionalidades e conteúdos apropriados, ao mesmo tempo em que protege a Intranet principal ou os sistemas internos de negócios.

Com isso em mente, vejamos os benefícios de criar uma extranet com o SharePoint.

1. Gerenciando o acesso de terceiros

O SharePoint normalmente usa a integração do Active Directory para acesso do usuário, o que funciona bem em cenários de Intranet padrão. Este poderoso produto empresarial permite que os administradores adicionem terceiros ao SharePoint usando a interface de usuário final padrão. Isso elimina o processo muitas vezes demorado de envolver um departamento de TI e não sobrecarrega os diretórios de usuários da empresa com contas temporárias.

2. Modelo de segurança

O SharePoint oferece suporte à atribuição de permissões diretamente aos usuários, bem como aos grupos. Os grupos oferecem mais controle e flexibilidade e podem ser usados ​​para gerenciar facilmente conjuntos distintos de pessoas com a mesma função. Diferentes níveis de permissões podem ser aplicados a usuários ou grupos, permitindo um alto nível de controle sobre o que terceiros podem acessar ou modificar.

3. Gestão de documentos

O SharePoint oferece um conjunto completo de gerenciamento de documentos e recursos de colaboração, que funcionam muito bem em um cenário de Extranet. Além do conjunto de recursos padrão – incluindo check-in/out, controle de versão e fluxos de trabalho de aprovação de publicação – o SharePoint suporta os extremamente poderosos Microsoft Web Apps. Essa é uma excelente maneira de terceiros trabalharem e colaborarem com documentos em tempo real com outros usuários, por meio do navegador da Web ou de aplicativos móveis.

4. Comunicação social

O SharePoint oferece uma variedade de ferramentas de comunicação e colaboração social. Tanto os usuários quanto o conteúdo podem ser ‘seguidos’ e ‘curtidos’, o que fornece um meio realmente simples de rastrear e ser notificado sobre atualizações. Um feed de notícias central mantém todos informados, e um modelo de site de comunidade dedicado é uma ótima maneira de vários usuários comentarem as discussões em grupo.

As extranets geralmente envolvem colaboração entre várias equipes, e as ferramentas sociais mais recentes do SharePoint são uma maneira realmente eficaz de quebrar barreiras.

5. Pesquisa avançada

Mais e mais usuários escolhem pesquisar em vez de navegar para chegar ao conteúdo. Em um cenário de Extranet, onde os usuários terceirizados estarão muito menos familiarizados com a estrutura de um sistema e classificações de conteúdo – a pesquisa é ainda mais relevante.

O SharePoint 2013 oferece alguns saltos realmente surpreendentes na funcionalidade de pesquisa em relação às versões anteriores. A pesquisa foi reconstruída nesta versão mais recente e agora é fundamental para a forma como o conteúdo pode ser publicado em sites e páginas. O SharePoint 2013 também é a primeira versão a incluir, gratuitamente, o produto de pesquisa FAST completo. Este add-on anteriormente separado fornece um verdadeiro impulso turbo para a indexação e resultados de pesquisa, o que significa que os usuários encontram o que estão procurando um pouco mais rápido.

6. Suporte e acesso móvel

Extranets normalmente suportam trabalho ad-hoc entre um grande número de usuários diferentes em locais geograficamente dispersos. Nesses cenários, o trabalho móvel é realmente importante. O SharePoint oferece versões compatíveis com dispositivos móveis de todos os seus modelos de site e página prontos para uso. Além disso, a Microsoft disponibiliza vários aplicativos móveis em vários dispositivos, como o aplicativo Newsfeed para manter as pessoas atualizadas sobre notícias e eventos.
Ofertas de terceiros, como o SharePlus da Infragistics, oferecem funcionalidades ainda mais ricas com suporte off-line completo para documentos e listas e ferramentas de edição fáceis.

Conclusão

O SharePoint tem uma comunidade incrivelmente variada e madura de produtos de terceiros. Com um conjunto de recursos nativos tão rico, o SharePoint é para muitos uma ótima plataforma de Extranet.

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