Tecnologia: qual é a maneira certa de automatizar um processo?

Tornar sua empresa mais eficiente por meio da tecnologia de fluxo de trabalho automatizado parece simples. Mas com tantos fornecedores por aí, é fácil escolher o produto mais chamativo sem perceber que não é o mais adequado para as necessidades da sua organização. Antes de automatizar um processo – e muito antes de adquirir uma ferramenta tecnológica – você precisa entender as necessidades da sua empresa e o ambiente tecnológico atual.

Como automatizar um processo

1. Corrija seus processos atuais.

Muitos fornecedores afirmam que seus produtos podem atender a todas as suas necessidades de fluxo de trabalho e automação de processos. Claro, isso não é verdade. Quando você decide comprar um produto para automatizar um processo sem considerar seus processos e soluções de tecnologia atuais, você automatiza cegamente. E automatizar um processo ruim significa que você só obterá resultados ruins – ou pelo menos ineficientes – mais rapidamente. Em vez disso, observe seus processos atuais com um olhar crítico.

2. Avalie as exceções

Processos com exceções podem atrasar a automação. Frequentemente, as empresas tentam incorporar todas as suas exceções em sua solução automatizada. No entanto, é melhor entender as causas principais dessas exceções para que você possa eliminar o maior número possível delas. Encontrar uma maneira de simplificar o máximo possível dessas exceções garantirá uma automação fácil.

3. Escolha as soluções de tecnologia de otimização de processos certas

Enquanto você avalia seus processos e remove etapas desnecessárias, pode começar a examinar as soluções de tecnologia disponíveis para você. Antes de prosseguir para automatizar o processo, considere essas três áreas.

Ferramentas internas

Antes de procurar novas soluções, considere o que você já tem. Muitos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), como Microsoft Power Platform, oferecem componentes de fluxo de trabalho. Trabalhar com várias ferramentas automatizadas de fluxo de trabalho que não interagem entre si pode ser um desafio.

Se você puder selecionar um sistema mestre de fluxo de trabalho ou encontrar outra maneira de unir seus sistemas existentes, talvez não seja necessário investir em outra solução de fluxo de trabalho.

Essa abordagem não funcionará em todos os casos, o que pode levar à necessidade de considerar novas ferramentas como um todo.

Gerenciamento de processos de negócios

O gerenciamento de processos de negócios é uma abordagem sistemática que ajuda as organizações (BPM) a entender, automatizar, monitorar e melhorar os fluxos de trabalho. Ao interagir com sistemas de back-end, as soluções de BPM fornecem maior visibilidade de seus processos de negócios de ponta a ponta e permitem que você gerencie pessoas, dados e aplicativos em um só lugar. Através da automação e colaboração, as ferramentas de BPM resolvem problemas e oferecem integrações de sistemas e métricas de processos.

Pensamentos finais

As soluções de tecnologia interna da sua empresa são tão fortes quanto seus processos. Para determinar se vale a pena manter um processo, considere como ele se alinha com sua organização e se você pode fortalecê-lo.

Depois de entender o que precisa ser melhorado, você pode explorar as soluções de tecnologia que se alinham com seus objetivos. Ao seguir essas etapas, você pode criar uma empresa mais eficiente, pronta para enfrentar seus concorrentes e atender seus clientes.

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