Use a Graph API para ler arquivos Excel do SharePoint

O Power Automate, parte do conjunto de ferramentas da Microsoft, está se tornando cada vez mais a escolha preferida para automatizar fluxos de trabalho e processos de negócios em diversas plataformas e serviços. Ele fornece um rico conjunto de recursos e conectores para ajudar as empresas a automatizar suas operações com o mínimo de codificação. Uma operação comum é a leitura de arquivos Excel do SharePoint. No entanto, ao lidar com grandes conjuntos de dados, surgem alguns desafios inerentes. Nesta postagem do blog, mergulharemos em um método eficiente para superar esses desafios usando a Graph API.

O desafio

Para aqueles familiarizados com as ações prontas para uso (OOTB) do Power Automate, você pode ter se deparado com suas restrições. A limitação mais gritante é a capacidade de ler apenas até 250 registros de arquivos Excel. Isto pode ser suficiente para conjuntos de dados mais pequenos, mas num cenário empresarial onde os registos podem facilmente ultrapassar este número, é um estrangulamento significativo. Além disso, estas ações OOTB muitas vezes carecem da eficiência desejada em termos de desempenho.

Entrar na Graph API

A API Graph é a interface de programação unificada da Microsoft para acessar dados nos serviços do Microsoft 365, incluindo o SharePoint. Ao aproveitar a Graph API, você pode acessar o conteúdo dos arquivos do Excel armazenados nas bibliotecas de documentos do SharePoint de forma integrada e sem as restrições mencionadas acima.

Vantagens de usar Graph API

1. Escalabilidade: com a API Graph, a limitação de 250 registros deixa de ser um problema. Ele foi projetado para lidar com grandes conjuntos de dados, tornando-o uma solução ideal para empresas com extensos dados do Excel.
2. Desempenho: a Graph API oferece desempenho superior em comparação com as ações OOTB do Power Automate. Tempos de leitura mais rápidos e latência reduzida significam que os fluxos de trabalho funcionam de forma mais suave e eficiente.
3. Flexibilidade: oferece uma variedade de opções de consulta, permitindo buscar dados exatamente de acordo com suas necessidades. Quer se trate de colunas, linhas ou dados específicos com base em determinadas condições, a Graph API pode lidar com tudo.

Etapas para integrar a API Graph com o Power Automate

1. Registre seu aplicativo no Azure AD: antes de fazer chamadas para a Graph API, você precisa registrar seu aplicativo no Azure AD da sua assinatura do Microsoft 365. Isso fornecerá um ID do aplicativo, que será usado para autenticar suas solicitações.
2. Definir permissões: Após o registro, atribua as permissões necessárias para que seu aplicativo leia arquivos do SharePoint.
3. Crie um fluxo do Power Automate: comece criando um novo fluxo automatizado. Adicione um gatilho com base nos seus requisitos. Pode ser um gatilho cronometrado ou baseado em determinados eventos, como quando um novo arquivo é adicionado ao SharePoint.
4. Adicionar uma ação HTTP: esta ação será usada para fazer uma chamada para a Graph API. Configure a ação HTTP para OBTER os dados Excel desejados. Aqui você usará o ID do aplicativo obtido anteriormente para autenticação.
5. Analise os resultados: o resultado da Graph API normalmente estará no formato JSON. Use a ação ‘Analisar JSON’ do Power Automate para estruturar os dados. Depois disso, você poderá usar os dados conforme necessário em seu fluxo de trabalho.
6. Finalize seu fluxo: adicione quaisquer ações adicionais necessárias para seu processo comercial. Por exemplo, se você estiver lendo dados para atualizar um banco de dados ou enviar um relatório, adicione estas etapas adequadamente.

Conclusão

Na era digital, onde os dados orientam as decisões, a necessidade de acessar, processar e utilizar grandes conjuntos de dados de forma eficiente é fundamental. Embora o Power Automate seja uma ferramenta poderosa por si só, a incorporação da API Graph aprimora seus recursos de várias maneiras, especialmente ao lidar com grandes arquivos Excel no SharePoint.

Resumindo, para empresas e indivíduos que procuram aproveitar todo o potencial dos seus dados Excel no SharePoint, a integração do Power Automate com a Graph API não é apenas uma opção, mas um requisito. Ele garante escalabilidade, desempenho e precisão – componentes essenciais para o sucesso em qualquer fluxo de trabalho automatizado.

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