Como adicionar todos de sua organização a um site do SharePoint

Adicionar todos os funcionários da sua organização a um site do SharePoint é uma necessidade comum, especialmente para sites como uma página inicial de intranet, portal de Recursos Humanos ou uma base de conhecimento. Quando a sua organização é grande, adicionar cada funcionário manualmente não é prático. Felizmente, o SharePoint oferece opções simples para gerenciar essa tarefa de maneira eficiente.

Neste guia, explicaremos como adicionar rapidamente todos da sua organização a um site do SharePoint, com base no tipo de site que você está usando.

Dois Principais Tipos de Site do SharePoint

Antes de prosseguir, é importante entender que existem dois principais tipos de sites no SharePoint:

1. Sites de Comunicação – Usados principalmente para divulgar informações a um público amplo.
2. Sites de Equipe – Projetados para trabalho colaborativo entre um grupo de pessoas.

O método para adicionar todos ao seu site dependerá do tipo de site. Vamos explorar cada opção em detalhes.

Opção 1: Adicionar Todos a um Site de Comunicação

Se você estiver trabalhando com um Site de Comunicação ou um Site de Equipe independente, sem um Grupo do Microsoft 365, você deve usar o grupo “Todos exceto usuários externos”. Este grupo padrão inclui automaticamente todos os usuários com uma conta do Microsoft 365 na sua organização, independentemente de terem uma licença.

 Passos para Adicionar “Todos exceto usuários externos” a um Site de Comunicação

• Vá para Permissões do Site:
  • Abra seu site do SharePoint, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Permissões do site.
• Compartilhe o Site:
  • Clique no botão Compartilhar site.
• Adicione o Grupo:
  • Na caixa de diálogo de compartilhamento, comece a digitar “todos”. Você verá o grupo “Todos exceto usuários externos” aparecer — selecione este grupo.
• Defina o Nível de Permissões:
  • Escolha o nível de permissão adequado (por exemplo, Leitura) e clique em Adicionar.

Esse método garante que todos os funcionários, independentemente do cargo ou departamento, tenham o acesso necessário ao site.

Opção 2: Adicionar Todos a um Site de Equipe

Para Sites de Equipe, você tem duas opções para conceder acesso a todos na sua organização. Como os Sites de Equipe estão conectados a Grupos do Microsoft 365, essas opções determinam quão amplamente você quer compartilhar o acesso:

Adicionar todos ao grupo completo do Microsoft 365

Se você deseja que todos na sua organização tenham acesso a todo o Grupo do Microsoft 365 e a todos os seus aplicativos associados (Teams, Planner, SharePoint, etc.), você pode converter seu site de Privado para Público.

 Passos para Tornar um Site de Equipe Público

• Abra as Informações do Site:
  • Clique no ícone de engrenagem e escolha Informações do site.
• Altere as Configurações de Privacidade:
  • Em Configurações de privacidade, altere a opção de Privado para Público e clique em Salvar.
• Confirme as Permissões:
  • Volte para Permissões do site e você verá que o grupo “Todos exceto usuários externos” foi adicionado automaticamente ao grupo Membros do site.

Essa abordagem concede a todos o acesso completo aos recursos do Grupo, incluindo o site do SharePoint, Teams e outros aplicativos.

Adicionar todos somente ao site do SharePoint

Se você preferir limitar o acesso apenas ao site do SharePoint (sem adicionar todos ao Grupo completo do Microsoft 365), você pode adicionar diretamente o grupo “Todos exceto usuários externos” ao site.

 Como Adicionar o Grupo Diretamente ao Site

• Acesse as Permissões do Site:
  • Clique no ícone de engrenagem e selecione Permissões do site.
• Adicione o Grupo ao Site:
  • Clique em Convidar pessoas e adicione diretamente o grupo “Todos exceto usuários externos” ao site.
• Defina as Permissões:
  • Atribua o nível de permissão desejado (por exemplo, Leitura) e clique em Adicionar.

Esse método garante que todos os usuários possam acessar o conteúdo do site do SharePoint sem necessariamente se juntar ao Grupo do Microsoft 365.

Considerações Finais

Escolher a abordagem certa depende do nível de acesso que você deseja fornecer. Se você está buscando uma colaboração ampla e integração de aplicativos, converter seu site para Público pode ser a melhor escolha. Caso contrário, adicionar diretamente o grupo “Todos exceto usuários externos” ao site do SharePoint oferece um acesso mais controlado.

Se você não tem certeza sobre a configuração específica da sua organização, entre em contato com o departamento de TI para ver se eles têm grupos de segurança pré-configurados que possam simplificar ainda mais esse processo.

Veja também nosso artigo sobre Problemas comuns com Procedimentos Operacionais Padrão e soluções com SharePoint.