SharePoint – 7 dicas úteis para manter seus dados seguros

A segurança dos dados de sua empresa deve ser uma de suas prioridades. Afinal de contas, o roubo de informações pode prejudicar muito um negócio, desde sua reputação até seus recursos.

Apesar de o SharePoint ser uma ferramenta segura, é essencial que você preste atenção na forma que a empresa utiliza a plataforma para garantir uma proteção ainda maior para seus dados.

Pensando nisso, separamos 7 dicas úteis para manter seus dados seguros no Microsoft SharePoint. Confira!

1. Controle o acesso dos usuários

No SharePoint é possível decidir quem tem acesso a documentos, sites e arquivos em geral. Além disso, também é permitido selecionar quem pode apenas ver um documento, por exemplo, ou editá-lo. Você pode fazer essa seleção de maneira individual ou por grupos.

A segunda forma é mais indicada, pois em grupos é mais fácil monitorar quem tem permissão para fazer o que e, caso haja alguma mudança, basta retirar o usuário do grupo.

2. Tenha administradores para seus conjuntos de sites

Ter administradores para os seus conjuntos de sites do SharePoint é uma forma de tornar a plataforma mais segura, porque com um único administrador é mais fácil organizar os sites e monitorá-los. Outro ponto positivo de ter um administrador é que você evita a criação de muitos sites dispensáveis.

3. Monitore o que acontece no SharePoint

É necessário monitorar o que acontece no SharePoint para notar rapidamente se algo estranho e incomum ocorrer na plataforma. Esse monitoramento deve ser feito regularmente pelo seu time de TI.

Caso você não tenha um, aproveite os relatórios de auditoria criados pela plataforma e analise-os com uma frequência determinada, como uma vez por semana ou quinzenalmente.

4. Utilize autorização de vários fatores

A autorização de vários fatores nada mais é que uma segunda confirmação do colaborador de que realmente é ele que está tentando acessar um site. Por exemplo, além de colocar a senha em um site do SharePoint, o profissional ainda tem que confirmar em outro dispositivo que ele está fazendo o login. 

Isso é importante, pois o acesso não depende somente da senha do profissional e isso dificulta bastante a entrada de hackers na plataforma.

5. Cheque sempre quem tem acesso à plataforma

Independente da forma escolhida para limitar o acesso de seus colaboradores na plataforma, seja de maneira individual ou por grupos, você não pode se esquecer de verificar sempre quem ainda tem acesso ao SharePoint.

Afinal, se um colaborador antigo tiver acesso à ferramenta ele pode entrar em sua conta de má-fé, por exemplo, para continuar acompanhando as movimentações na plataforma ou causar problemas maiores.

6. Não permita compartilhamento anônimo de dados

É fundamental desabilitar o compartilhamento anônimo de dados de sua plataforma, pois assim você continua tendo controle sobre as ações dentro da ferramenta.

Compartilhar informações de forma anônima entre colaboradores ou clientes e profissionais da instituição não é um problema, mas lembre-se de que se o seu SharePoint for invadido por um hacker essa função pode se tornar um grande obstáculo.

Isso acontece porque você não terá como saber se ele compartilhou algo anonimamente, por exemplo, e não saberá qual é o tamanho do dano da invasão.

7. Use a Prevenção de Perda de Dados do Office 365

A Prevenção de Perda de Dados do Office 365 também está disponível para o SharePoint e você deve utilizá-la para aprimorar a segurança de seus dados. Com ela, é possível mostrar para a plataforma o que são informações sensíveis e ter um controle maior sobre elas.

Você pode identificar sempre que ela for acessada ou compartilhada com alguém, por exemplo, de dentro ou fora da empresa. Isso é ótimo para garantir que somente pessoas autorizadas acessem informações confidenciais.

Coloque essas 7 dicas em prática para manter os seus dados seguros no Microsoft SharePoint e, assim, evitar problemas com informações roubadas ou perdidas. E, para conferir mais dicas sobre o uso do SharePoint é só acessar o blog da Trinapse!