Entendendo os alertas no SharePoint: Um guia para alertas vs. regras

O SharePoint é uma ferramenta poderosa para gestão de documentos e colaboração em equipe, com recursos integrados que suportam notificações, ou “alertas”. Ou seja, os alertas no SharePoint ajudam os usuários a se manterem informados sobre alterações e atualizações em arquivos, pastas ou listas. Portanto, esses alertas são uma maneira simples de garantir que as equipes estejam sempre atualizadas sobre conteúdos ou bibliotecas de documentos específicos, reduzindo o risco de perder alterações importantes.

Aqui está uma explicação de como os alertas funcionam no SharePoint e como eles diferem das regras.

O que são os alertas no SharePoint?

Os alertas no SharePoint são notificações automáticas que os usuários podem configurar para acompanhar as mudanças em arquivos, listas, bibliotecas ou em todo o site. Eles são personalizáveis, permitindo que você selecione condições específicas para as quais deseja receber um alerta. Por exemplo:

• Frequência: Escolha receber alertas instantaneamente, diariamente ou semanalmente.
• Gatilho: Defina alertas para ações como “quando um arquivo é adicionado”, “quando um item é editado” ou “quando um item é excluído”.

Os alertas no SharePoint são enviados por e-mail ou, dependendo da versão e configuração do SharePoint, via SMS. Eles ajudam os usuários a evitar a necessidade de checar atualizações manualmente, aumentando a produtividade.

O que são as regras no SharePoint?

As regras, embora possam parecer similares, têm um propósito distinto no SharePoint. Enquanto os alertas notificam os usuários sobre mudanças, as regras são frequentemente ações automáticas ou fluxos de trabalho configurados para responder a determinados gatilhos. Por exemplo, uma regra move um arquivo automaticamente para uma pasta específica após carregado por um usuário, ou atualizar um campo de status para um documento aprovado.

As regras do SharePoint configuradas por meio dos recursos de automação do SharePoint ou usando ferramentas como o Power Automate para automações mais avançadas e entre plataformas. Enquanto os alertas focam em notificar os usuários, as regras focam em acionar ações automáticas que apoiam processos de negócios.

Principais diferenças entre alertas e regras

 Quando Usar Alertas vs. Regras

• Use Alertas quando desejar uma notificação simples sobre alterações. Isso é ideal para acompanhar atualizações em documentos ou pastas importantes.
• Use Regras quando quiser automatizar um processo, como mover arquivos com base em determinados metadados ou configurar fluxos de trabalho complexos. As regras são ideais para aplicar a lógica de negócios e reduzir etapas manuais.

Conclusão

Enquanto os alertas do SharePoint são uma maneira poderosa de manter os usuários informados sobre alterações, as regras oferecem ações automatizadas que apoiam requisitos complexos de negócios. Juntos, eles permitem que o SharePoint funcione como uma plataforma colaborativa e uma ferramenta de automação de processos, proporcionando flexibilidade e melhorando a produtividade das equipes.

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