Por que a arquitetura e governança do SharePoint são críticas para o Microsoft Copilot

Prometendo oferecer uma curadoria de conteúdo mais rápida, resultados de pesquisa mais precisos, análise de dados perfeita e maior produtividade, o Copilot é um divisor de águas. No entanto, como acontece com qualquer grande inovação, integrar o Copilot ao seu ambiente do SharePoint requer uma abordagem cuidadosa, especialmente no que diz respeito à arquitetura e governança.

Entendendo a arquitetura e governança do SharePoint

Antes de mergulharmos nas preocupações específicas, é crucial entender o que significam a arquitetura e governança do SharePoint:

• Arquitetura do SharePoint:
  • Refere-se ao design estrutural do seu ambiente do SharePoint, incluindo como sites, páginas, bibliotecas e tipos de conteúdo organizados. Uma arquitetura bem projetada garante que a informação seja fácil de encontrar, gerenciar e proteger.
• Governança do SharePoint:
  • Abrange as políticas, papéis, responsabilidades e processos que controlam como o ambiente do SharePoint da sua organização gerenciado e utilizado. Inclui diretrizes para permissões, criação de conteúdo, retenção de dados e medidas de segurança.

Preocupação 1: Resultados de pesquisa inesperados no SharePoint

 O “Efeito Delve”

O aplicativo Delve foi uma introdução precoce da IA no Microsoft 365, oferecendo resultados de pesquisa personalizados com base na atividade do usuário. Embora o Delve respeitasse o modelo de segurança do SharePoint e apenas exibisse documentos aos quais você tinha acesso, ele também destacou as falhas nas configurações de permissão de uma organização. O Copilot, com suas capacidades avançadas de IA, trará desafios semelhantes, mas em uma escala muito maior.

A vantagem e risco do Copilot

Imagine pedir ao Copilot para reunir todos os documentos de vários sites de projeto modificados por um usuário específico no último ano e que estão marcados como documentos financeiros. O Copilot poderia, potencialmente, reunir dados de sites e fontes que você não sabia que estavam acessíveis, destacando tanto o poder quanto o risco de suas capacidades de IA.

Preocupação 2: Criação de conteúdo descontrolada

Melhores Práticas para Governança de Conteúdo:

1. Estabeleça Diretrizes Claras:
   • Defina regras para a criação de conteúdo, incluindo onde o novo conteúdo deve ser armazenado, como deve ser etiquetado e quem é responsável por mantê-lo.
2. Automatize a Gestão do Ciclo de Vida do Conteúdo:
   • Use as capacidades incorporadas do SharePoint para retenção de dados, controle de versão e arquivamento para gerenciar eficientemente o ciclo de vida do seu conteúdo.
3. Treinamento de Funcionários:
   • Eduque sua equipe sobre a importância de seguir as políticas de governança estabelecidas para evitar a proliferação de conteúdo e garantir o uso consistente da plataforma.

Preparando-se para a Integração do Copilot

À medida que o Copilot se integra profundamente ao SharePoint, a importância de práticas robustas de arquitetura e governança não pode ser subestimada. Aqui estão algumas recomendações finais para garantir uma transição tranquila:

1. Revise Segurança e Permissões:
   • Audite regularmente suas permissões do SharePoint para evitar a exposição inadvertida de dados através de resultados de pesquisa baseados em IA.
2. Fortaleça a Arquitetura da Informação:
   • Crie uma estrutura de conteúdo escalável que suporte as capacidades aprimoradas do Copilot, garantindo que os dados permaneçam organizados e facilmente acessíveis.
3. Implemente Políticas de Governança:
   • Desenvolva diretrizes abrangentes de governança que descrevam claramente como o conteúdo deve ser criado, armazenado e gerenciado dentro do SharePoint.

Considerações Finais

O Copilot tem o potencial de transformar a forma como usamos o SharePoint, tornando as pesquisas mais relevantes, a agregação de dados mais fácil e a criação de conteúdo mais rápida. No entanto, seu sucesso em sua organização depende fortemente da força das suas práticas de arquitetura e governança do SharePoint. Abordar as possíveis armadilhas de forma proativa ajudará a aproveitar os benefícios do Copilot enquanto minimiza os riscos para seus dados sensíveis e a eficiência organizacional.

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