Práticas recomendadas para gerenciamento de documentos no SharePoint

O SharePoint oferece recursos para criar gerenciamento de documentos complexos que atenderão às necessidades de empresas de todos os tamanhos. No entanto, se implementado incorretamente ou deixado de lado posteriormente, o Document Management System (DMS) baseado em SharePoint pode facilmente se transformar em uma bagunça e fazer você enfrentar os seguintes problemas:

• Armazenamento não estruturado, pesquisa e navegação deficientes em documentos.
• Duplicação ou perda de documentos.
• Baixa segurança e nenhum suporte de conformidade.
• Adoção inferior do usuário.

Agrupamos abaixo as práticas recomendadas de acordo com os principais aspectos cruciais para a eficiência do SharePoint DMS: arquitetura de informações, convenções de nomenclatura, segurança e conformidade e adoção de usuários.

1. Arquitetura de informação robusta 

Você pode garantir uma organização de documentos precisa e conveniente e uma pesquisa poderosa com arquitetura de informações usando a seguinte funcionalidade do SharePoint:

• Listas: para armazenar documentos não editáveis, como e-mails, anúncios, agendas de reuniões.
• Bibliotecas: para arquivos editáveis, como contratos, faturas e políticas, pois as bibliotecas permitem a coautoria.
• Classificação de documentos: por data, cliente, projeto, etc. Além disso, a classificação de documentos pode ser usada para restringir o acesso a informações confidenciais.
• Metadados: que permitem rastrear um documento pelo seu conteúdo e não pela localização. Por exemplo, um contrato pode ter duas tags e pode ser facilmente pesquisado de qualquer maneira.
• Indexação de colunas: para melhorar o desempenho de grandes listas e bibliotecas, pois ajuda o SharePoint a analisar rapidamente os dados de uma coluna.
• Exibições de biblioteca: para apresentar o conteúdo do SharePoint de maneira conveniente, por exemplo, como calendário, tabela semelhante ao Excel, gráfico de Gantt e muito mais.

2. Convenções de nomenclatura uniformes 

Para criar um sistema de nomenclatura consistente para documentos armazenados no SharePoint, você deve seguir práticas recomendadas como:

• Encurtando nomes para sites, bibliotecas e itens de lista: Embora o limite do caminho do arquivo tenha aumentado de 250 para 400 caracteres no SharePoint 2019, você ainda poderá exceder esse limite se tiver nomes longos para sites, bibliotecas ou itens de lista. Para economizar o espaço de endereço URL, você pode, por exemplo, chamar uma biblioteca de ‘CFC’ em vez de ‘Comunicações Focadas no Cliente’.
• Evitando caracteres especiais e espaços em nomes de bibliotecas: Para mover um documento para o topo da lista, não é necessário colocar um ponto (.) ou sublinhado (_) antes de seu nome. Em vez disso, você pode usar modos de exibição ou filtros do SharePoint. Quanto aos espaços, adicionam 3 caracteres ao endereço URL (%20), por isso é melhor manter os nomes das bibliotecas sem espaços como em ‘SalesDocuments’.
• Evitando números de versão em nomes de documentos: Você pode usar o recurso de controle de versão de documentos do SharePoint em vez de rastrear versões manualmente.

3. Segurança e conformidade sólidas de documentos 

As melhores práticas de controle de documentos incluem o uso ativo dos seguintes recursos:

• Permissões e funções do usuário:O SharePoint permite restringir o acesso a documentos para determinados funcionários com base em suas funções, atribuindo níveis de permissão de Somente Visualização a Controle Total.
  Aqui, as melhores práticas incluem dar aos usuários o nível de permissão mais baixo necessário para realizar seu trabalho, gerenciar permissões em nível de grupo em vez de individualmente para cada usuário, usar herança de permissão, segmentar conteúdo por nível de segurança e muito mais.
• Políticas de retenção/exclusão de documentos: Essas políticas permitem manter documentos no SharePoint por um determinado período de tempo e removê-los automaticamente posteriormente. Assim, as políticas de retenção e eliminação de documentos ajudam as empresas a evitar a sobrecarga de armazenamento de documentos e, ao mesmo tempo, apoiam a conformidade regulamentar.
• Check-in Check-out: Quando várias pessoas estão trabalhando no mesmo documento, esse recurso permite bloquear um documento para edição por outras pessoas enquanto um usuário o edita. O recurso ajuda a proteger documentos contra alterações acidentais ou sobregravações.
• Alertas: Para documentos confidenciais, você deve configurar alertas de atividade do usuário no SharePoint. Assim, você receberá uma notificação sempre que alguém acessar, modificar e compartilhar um documento. É uma maneira mais conveniente e rápida de detectar violações de segurança de documentos em comparação com a pesquisa regular em um log de auditoria.
• Restaurar e recuperar: O SharePoint permite recuperar documentos excluídos acidentalmente que não estão protegidos pela lixeira ou pelo recurso de controle de versão de documentos. Além disso, você pode usar o Files Restore for SharePoint , um novo recurso que permite restaurar uma biblioteca para qualquer ponto dos últimos 30 dias.

4. Adoção facilitada pelo usuário 

Para incentivar a adoção dos usuários, você deve se concentrar nos seguintes pontos:

• Desenvolvimento incremental: Quanto mais recursos sua solução DMS tiver, mais difícil será para os usuários compreenderem e usarem seus recursos de maneira eficaz. Portanto, é melhor começar com algumas funcionalidades básicas, mas de alta demanda, e depois estendê-las gradualmente, se necessário.
• Treinamento de usuário: É importante organizar treinamento para usuários e administradores do SharePoint DMS, onde eles aprendem sobre os recursos da solução.
• Análise do comportamento do usuário: Você deve coletar regularmente feedback dos funcionários sobre a UX/UI e a funcionalidade da solução e monitorar suas atividades no DMS. A análise do comportamento do usuário pode ajudá-lo a tornar a solução mais eficaz, adaptando-a à forma como os usuários trabalham.
• Manutenção e suporte de TI: Uma equipe de suporte deve manter o sistema atualizado instalando as atualizações necessárias, melhorando a UX/UI com base no feedback do usuário e resolvendo prontamente problemas técnicos.

Use seu SharePoint DMS ao máximo 

Se você deseja aproveitar ao máximo o SharePoint DMS, concentre-se nos principais componentes de sua eficiência, como uma estrutura de informações elaborada, uniformidade na nomenclatura de documentos e alta segurança de documentos. Além disso, você não deve se esquecer da adoção do usuário, base para esses blocos, e trabalhar continuamente em sua melhoria.

Veja também nosso artigo SharePoint como sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial.