Por que o SharePoint deve ser sua ferramenta de colaboração

A colaboração é a base do sucesso de todo negócio. É simplesmente a união de pessoas e ideias e o seu impulso coletivo para alcançar um objectivo comum. Uma ferramenta de colaboração pode ser tão simples quanto post-its ou um quadro branco e tão complexa quanto um portal de colaboração e gerenciamento de documentos baseado na web. Neste artigo iremos explorar quais os benefícios de utilizar o SharePoint como sua principal ferramente de colaboração.

Por que precisamos de uma ferramenta de colaboração?

Uma mudança na cultura de trabalho tornou as ferramentas de colaboração importantes. É comum ter equipes cujos membros trabalham em diferentes partes de um país (até mesmo do mundo), em fusos horários diferentes. A ferramenta de colaboração torna mais fácil para essas equipes comunicar ideias e discutir, realizar reuniões, compartilhar calendários e manter-se atualizadas sobre seu progresso.

Benefícios do SharePoint

SharePoint é uma plataforma líder do setor, oferecendo gerenciamento seguro de documentos, colaboração, mobilidade e muito mais.

Balcão único

A maioria das pequenas e médias empresas salva documentos em suas máquinas locais, compartilha documentos usando o Drop Box, unidades compartilhadas ou e-mail e gerencia e rastreia projetos usando um software de gerenciamento de projetos.

Com uma ferramenta de colaboração como o SharePoint, tudo isso é possível em um local central. Você hospeda seu email no Microsoft 365, armazena e gerencia documentos no SharePoint e OneDrive e gerenciar projeto por meio de Project Sites criados dinamicamente.

Outro benefício é o poder das personalizações e escalabilidade do SharePoint, que são fundamentais para qualquer organização. Você cria seus departamentos com base na estrutura da sua organização e adicionar novos funcionários conforme necessário. Você também pode configurá-lo como uma ferramenta de processo de negócios com documentos e formulários passando por um processo de aprovação.

Segurança de dados

Um benefício muitas vezes esquecido, mas muito importante. Junto com recursos fáceis de acesso e compartilhamento, você também deseja que seus dados estejam seguros.

A ferramenta de segurança do SharePoint mantém seus dados seguros em vários níveis.

• Ao nível da infraestrutura, a nuvem da Microsoft é altamente segura e cumpre todos os protocolos e padrões de segurança.
• O Centro de Administração do Microsoft 365 fornece um módulo de Segurança e Conformidade que registra todas as ações de um usuário com relatórios de auditoria facilmente gerados e revisados.
• O SharePoint permite a proteção de documentos e dados estruturados, habilitando níveis de permissão em níveis granulares. Você pode personalizá-lo da maneira que quiser, o que lhe dá o poder de controlar quem vê o quê.

Organização

Com ferramentas eficazes de colaboração, você pode armazenar milhares de documentos organizados em pastas de bibliotecas de documentos em diferentes departamentos. Cada arquivo e pasta pode ser marcado com uma categoria, subcategoria e palavras-chave que permitem filtrar a lista e pesquisar de forma eficaz.

Organizar suas informações de forma que sejam fáceis de encontrar é vital para qualquer empresa. Já se foram os dias de armazenamento de documentos em unidades pessoais, organizados em alguma estrutura de pastas aleatória, onde as versões eram mantidas adicionando um sufixo ao nome de um arquivo para indicar qual versão ele era.

O SharePoint também é uma ferramenta de colaboração de documentos que fornece recursos de controle de versão e compartilhamento. À medida que você faz alterações e cria versões mais recentes de um documento, uma trilha de edição é mantida. A edição mais recente sempre aparece na lista de documentos e você pode visualizar e até mesmo restaurar uma versão mais antiga do arquivo, se necessário.

A organização também pode ser alcançada por meio de sites de departamentos que possuem calendários para acompanhamento de reuniões e eventos, listas de tarefas para gerenciamento de tarefas e projetos e alertas por e-mail para notificação.

Mobilidade

Quando falamos em colaboração, a característica mais importante que uma ferramenta deve ter é a Mobilidade. Hoje em dia há funcionários que trabalham remotamente e têm horários de trabalho flexíveis, há funcionários que podem precisar de acesso ao local de um projeto ou a documentos para uma reunião da qual participam no outro lado do mundo, ou um gerente que precisa aprovar uma proposta de vendas enquanto de férias.

A mobilidade é fundamental no espaço de trabalho dinâmico e o SharePoint oferece a funcionalidade para acesso a qualquer momento, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Você pode acessar documentos, ler as últimas notícias e anúncios e preencher uma solicitação de folga em um desktop em um cubículo de escritório, um tablet em um quarto de hotel ou um telefone em um táxi a caminho do aeroporto.

Ainda não tem certeza se o SharePoint pode atender às suas necessidades de colaboração? Entre em contato e veja como nosssos especialistas em SharePoint podem te ajudar.