Usando o Power BI e o Automate para relatórios adicionais do SharePoint

Nesta postagem iremos abordar alguns relatórios que podem complementar facilmente os relatórios internos do SharePoint para obter visibilidade total em seus ambientes do SharePoint. Além disso, ensiná-lo a configurar o Power Automate para enviar automaticamente dados relevantes do Power BI

Power BI e SharePoint

Muitas organizações optam por criar uma intranet moderna no SharePoint no Microsoft 365. É por isso que é tão útil criar relatórios sobre seu uso e armazenar os relatórios subsequentes do Power BI lá.

Então, abaixo, expus as instruções passo a passo para produzir um painel do Power BI usando dados do seu ambiente do SharePoint:

Como criar um painel do Power BI

Baixe o Power BI para Desktop

Embora o Power BI tenha duas versões (Online e para Desktop), sugiro usar a versão Desktop para criar o dashboard. Em seguida, você pode publicá-lo por meio do Power BI Online para compartilhá-lo com seus colegas.

Obter dados do SharePoint

Primeiramente, quando o Power BI estiver aberto, clique no botão Obter Dados na guia Página Inicial na faixa de opções para acessar as fontes de dados disponíveis.

Selecione o tipo de dados correto

Assim, você deve ver três tipos de conectores de dados do SharePoint disponíveis:

• Pastas
• Listas on-line
• Listas regulares

Escolha seu tipo de objeto e adicione sua URL do SharePoint.

Escolha entre três conectores de dados do SharePoint disponíveis.

Por fim, adicione sua URL do SharePoint.

Carregue seus dados

No lado esquerdo, selecione a pasta ou lista relevante. Ou seja, uma visualização dos dados que podem ser carregados deve aparecer na janela do Navegador.

Edite sua consulta para criar bons visuais

Antes de carregar os dados no Power BI Desktop, convém ajustar ou moldar os dados.

Assim, é uma ideia especialmente boa editar uma consulta antes de carregá-la ao trabalhar com um grande conjunto de dados. Então, você pode fazer isso selecionando Editar e fazendo outros ajustes no Editor de consultas.

O Editor de consultas é onde você molda os dados para atender às suas necessidades, por exemplo, para manter os dados que criarão visuais impactantes e remover quaisquer dados irrelevantes.

Você pode fazer isso por:

• Modelando e combinando dados
• Agrupando linhas
• Colunas dinâmicas
• Criando colunas personalizadas

Publique seu relatório no Power BI Online

Quando estiver satisfeito com seus visuais, publique o relatório no Power BI Online clicando no botão Publicar. Se você não ativou o Power BI no Microsoft 365, será solicitado a ativá-lo.

Você tem a opção de publicar seu relatório em seu workspace ou em qualquer um dos workspaces do Grupo do Microsoft 365.

Encontre seu relatório publicado no Power BI Online

Se você for para a tela inicial do Power BI e fizer login, deverá ver o relatório na seção cinza no meio da coluna esquerda.

Os seguintes elementos são visíveis nesta seção:

• Espaço de trabalho: este é o seu espaço de trabalho pessoal ou um espaço de trabalho de grupo compartilhado.
• Painel: Um painel é a visualização de alto nível do relatório que você acabou de criar. Você pode transformar seu relatório fixando blocos de relatórios.
• Relatórios: é o que está sendo publicado no Power BI Desktop. Para transformar esse relatório em um painel, você precisa fixar os blocos em um painel.

Conjuntos de dados: esses são seus dados de origem. Para tornar os dados dinâmicos, você precisa acessar esta seção e agendar atualizações automatizadas.

Transforme seu relatório em um painel

Essa parte é bem direta.

Tudo o que você precisa fazer é acessar seu relatório e clicar no ícone de alfinete.

Selecione seu relatório.

Em seguida, você pode selecionar ou criar o painel em que deseja seu visual.

Fixar em um painel.

Agende uma atualização automática

Este passo é muito importante. Se você não fizer isso, seu painel nunca será atualizado.

Então, vá na seção Conjuntos de dados, encontre seu conjunto de dados e clique no botão. Em seguida, selecione Agendar atualização. Assim, você terá a opção de inserir suas credenciais e selecionar a frequência de atualização.

Compartilhe seu painel

Agora você tem um painel totalmente funcional e atualizado automaticamente que pode ser facilmente compartilhado!

Se você criar um espaço de trabalho designado, precisará conceder acesso aos usuários. Em seguida, você pode pedir que eles se conectem ao Power BI Online ou simplesmente enviar a URL — e voilà!

Power Automate e Power BI

Agora que você sabe como configurar um painel do Power BI usando dados do SharePoint, vamos dar um passo adiante: vamos trazer o Microsoft Flow para a mistura. Mas primeiro, um pouco de fundo.

Sendo assim, o Power Automateé uma ótima maneira de automatizar tarefas repetitivas.

Então, com o Power Automate, você pode automatizar tarefas para obter:

• Notificações
• Sincronizar arquivos
• Coletar dados

Nesse caso, usaremos o Flow para coletar nossos dados do SharePoint para nós e, em seguida, enviaremos esses dados para o Power BI, tudo sem precisar escrever uma única linha de código!

Como criar um fluxo

1. Agora, navegue até a página inicial do Power Automate. Se for sua primeira vez, crie uma conta — existe um plano gratuito que permite que você experimente o serviço.
2. Então, execute uma pesquisa para ver se um modelo de fluxo existente pode realizar o que você deseja. Você não deseja criar um fluxo do zero se não precisar. Vamos fazer uma busca por “SharePoint”.
3. Realize uma pesquisa por modelos existentes. Vamos pesquisar por “visualize power bi”.
4. Agora insira a URL do site relevante do SharePoint e o nome da lista que você deseja acompanhar, bem como as informações do seu destino no Power BI — nesse caso, o painel que você acabou de configurar. Em seguida, clique em Salvar.
5. Atualize o modelo de conjunto de dados do Power Bi.
6. Então, depois de confirmar sua seleção, você pode ver e personalizar seu fluxo e clicar em Salvar.

Por fim, para obter instruções passo a passo sobre como criar um fluxo do zero, confira a documentação oficial da Microsoft.

Veja também nosso outro artigo sobre quais as ferramentas disponíveis para a criação de relatórios Power BI e domine ainda mais essa ferramenta.