O futuro da excelência operacional reside na automação de processos

O mantra do Six Sigma é “Primeiro o processo. Automatizar um processo ruim só traz resultados ruins! ”, ou seja buscar encontrar soluções para processos complicados e desnecessários não traz benefício.

Contudo, a metodologia nessas abordagens já existe há anos e é baseada em princípios atemporais e fundamentados que ainda funcionam de maneira muito eficaz hoje.

No entanto, nos últimos 30 anos, a tecnologia foi atualizada. Sendo assim, temos a oportunidade de automatizar processos com muito mais facilidade, usando as ferramentas Robotics Process Automation (RPA) e Business Process Management Software (BPMS), para citar dois.

Considerar a automação de ponta a ponta e ao mesmo tempo adotar uma abordagem de “processo primeiro” pode parecer contra-intuitivo.

Portanto, existem muitas maneiras de automatizar de forma barata, e você precisa considerar essa automação para cada etapa de seus processos. Reserve tarefas manuais para processamento exclusivamente humano: decisões complexas, aprovações, análises profundas, colaboração em equipe e assim por diante. Automatize todo o resto. Caso contrário, você está desperdiçando seus valiosos funcionários.

Então, vamos explorar cinco aspectos da automação de processos:

1. Projetar com automação em mentalidades de processos mais duradouros e sustentáveis.

Com a automação em mente, o design do processo precisa ter uma lente diferente, pensando nas oportunidades de automação desde o início com estas questões:

• Qual é a qualidade dos dados que estamos coletando e usando? Está estruturado a partir de um modelo ou em PDF?
• Quais sistemas ou aplicativos estão envolvidos? Quanto acesso temos para as extremidades frontal e traseira?
• Temos uma plataforma com pouco ou nenhum código com a capacidade de criar automações personalizadas (como BPM ou RPA)?
• Isso requer um contato humano (para decisões, análises, aprovações, revisões e muito mais)?

2. Os ERPs estão se tornando menos personalizados.

A automação tradicional inclui código personalizado criado em um ERP para atender aos requisitos de negócios. A necessidade de se manter atualizado com a atualização mais recente do ERP torna o código personalizado difícil de gerenciar e, portanto, obsoleto com alguns patches e atualizações. A personalização precisa estar fora desses tipos de sistemas. Os requisitos de negócios mudam com frequência, portanto, a criação de soluções de automação deve ser mais fácil e flexível para adaptação futura. BPMS é uma plataforma de baixo código que é fácil e flexível.

3. A automação está ao alcance da empresa.

A automação personalizada dentro de TI é um processo pesado e altamente controlado, em que as pequenas necessidades de automação da sua empresa são frequentemente priorizadas por trás das principais iniciativas da empresa.

Você pode automatizar isso pelo RPA Center of Excellence (COE) ou com um desenvolvedor cidadão em sua equipe. Um RPA COE deve ter um formulário de entrada onde você pode inserir os detalhes do seu processo para que eles possam automatizá-lo. 

4. O mapeamento de processos pode aceitar facilmente a notação de automação.

O mapeamento dos processos do estado atual ou futuro deve incluir uma técnica de denotação, para identificar claramente onde estão as oportunidades. Pode não haver uma capacidade imediata de implementar a automação, mas tê-la na lista de pendências de design e automação significará que é apenas uma questão de tempo.

5. Os COEs de automação mais produtivos estão intimamente ligados ao negócio.

As organizações de melhor desempenho têm COEs de Excelência Operacional (OpEx) ou Melhoria Contínua (CI). Esses COEs trabalham em estreita colaboração com a empresa e criaram um acúmulo de oportunidades de processo para reengenharia. Freqüentemente, eles estão vinculados a planos estratégicos e priorizam seus projetos com base na direção do alto escalão.

A maioria dos RPA ou COEs de automação, por outro lado, existe atualmente dentro de TI. Há pouco alinhamento com o negócio ou qualquer coisa estratégica. Idealmente, a carteira de pedidos de COE de automação corresponde intimamente às iniciativas estratégicas, e a carteira de pedidos reflete isso.

Deve ficar no lado comercial. Idealmente, ele está integrado ao COE de Excelência Operacional. A maioria dos clientes que lutam com suas iniciativas de automação não tem o compromisso necessário do negócio, então, alinhá-lo com o OpEx COE ajudaria a resolver isso.

Conclusão

Como você pode ver, o processo e a automação andam de mãos dadas e, quando bem feitos, podem afetar positivamente não apenas seus resultados financeiros, mas também a qualidade, a experiência do cliente e a satisfação dos funcionários. Entre em contato e veja como nossos especialistam podem ajudar o seu negócio a se automatizar.