Um guia básico para encontrar documentos no SharePoint Online

Como você provavelmente já sabe, o SharePoint Online é uma das melhores maneiras de armazenar documentos importantes da sua organização. É por isso que é importante que você possa encontrar seus arquivos e informações sempre que precisar deles. Portanto, vamos dar uma olhada em como você pode melhorar a maneira como sua empresa encontra documentos no SharePoint Online.

Como encontrar documentos no SharePoint Online

Primeiramente, a maneira mais fácil de pesquisar documentos no SharePoint Online é usar a barra de pesquisa na parte superior do seu site.

Ou seja, ao digitar uma frase, o SharePoint mostrará uma seleção de arquivos e pastas relacionados à sua consulta de pesquisa. Geralmente, ele ordenará o conteúdo de acordo com o que o SharePoint considera mais relevante para a consulta de pesquisa.

Embora a pesquisa no SharePoint seja poderosa, existem várias maneiras de melhorar o funcionamento dela para sua organização. 

Como adicionar / excluir sites nos resultados da pesquisa

Começando pela parte superior, os proprietários de sites podem escolher se o conteúdo de seus sites pode aparecer nos resultados de pesquisa. Vamos dar uma olhada em como adicionar ou excluir um site:

1. Primeiramente, vá para o site que você deseja modificar.
2. Então, clique em  Configurações e em  Configurações do site .
3. Na sequência, em Pesquisar, selecione Pesquisa e disponibilidade offline .
4. Por fim, você verá uma seção que diz  Indexação de conteúdo do site . Então, abaixo disso, você verá Permitir que este site apareça nos resultados da Pesquisa . Se quiser que o conteúdo apareça, selecione Sim. Caso contrário, clique em  Não .

Como adicionar / excluir conteúdo em uma lista / biblioteca nos resultados da pesquisa

Os proprietários de sites também podem escolher um conteúdo específico de seu site para não aparecer nos resultados de pesquisa. Vamos dar uma olhada em como modificar essa opção:

1. Vá para a lista ou biblioteca que deseja personalizar.
2. Clique em  Configurações e em Configurações do site .
3. Encontre S ite Administration  e clique em  Site Libraries and lists .
4. Escolha um item da lista.
5. Na página Configurações da lista, localize  Configurações gerais e, em seguida, Configurações avançadas .
6. Na  seção Pesquisar  , você verá a seção  Permitir que itens desta biblioteca de documentos apareçam nos resultados da pesquisa. Se quiser mantê-los, selecione  Sim . Caso contrário, selecione Não .

Como excluir conteúdo em colunas dos resultados de pesquisa

Além de adicionar / excluir sites e conteúdo, os proprietários de sites também podem escolher se desejam incluir conteúdo em colunas específicas na lista ou bibliotecas nos resultados da pesquisa. Vamos dar uma olhada em como fazer isso:

1. Vá para o site que contém a lista / biblioteca.
2. Clique em  Configurações e em  Configurações do site . 
3. Em  Pesquisar, selecione  Colunas pesquisáveis .
4. Encontre a  seção Colunas Excluídas da Indexação de Pesquisa  . Vá para a  seção Excluídos e marque a caixa ao lado de qualquer Nome de Coluna que deseja excluir dos resultados da pesquisa.

Além de apenas escolher se um site, lista ou biblioteca aparecerá ou não nos resultados da pesquisa, há outras coisas que você pode fazer para personalizar a forma como os usuários pesquisam nos sites do SharePoint.

Como documentar a pesquisa no SharePoint Online

Faremos uma breve visão geral das dicas que você pode usar para tornar mais fácil a localização de documentos no SharePoint Online.

Verifique os títulos

Sempre verifique os títulos de seus documentos. Certifique-se de que correspondem ao conteúdo do documento para que apareça em uma posição superior nos resultados de pesquisa relevantes.

Use Metadados

Os metadados do SharePoint são uma ótima ferramenta para classificar seus documentos. Portanto, certifique-se de usar metatags precisas em todos os seus documentos.

Adicionar valor padrão comum

Você deve definir os padrões de valor da coluna no nível da pasta. Pois isso atribuirá metadados automaticamente aos arquivos que você criar nessa pasta.

Use IDs de documentos

IDs de documentos são marcas exclusivas atribuídas a arquivos em um conjunto de sites. Se você souber o ID de um documento, poderá inserir o ID na barra de pesquisa e localizá-lo facilmente.

Pense em SEO

Muitas vezes considerado um termo de marketing, a Otimização de Mecanismos de Pesquisa também se aplica à pesquisa no SharePoint Online. Pense em palavras-chave e frases-chave em um documento e use variações dessas palavras-chave para facilitar a localização do documento.

Conclusão

Por fim, é incrível o nível de controle que o SharePoint oferece aos usuários para localizar e encontrar documentos no SharePoint Online. Então, confira as opções que fornecemos acima para controlar como as pessoas encontram documento.
Veja também nosso outro artigo sobre a experiência de pesquisa no Sharepoint online e se aprofunde ainda mais neste assunto.