Como configurar o IRM no SharePoint Online

As Políticas de Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) no SharePoint Online protegem o conteúdo confidencial de usuários não autorizados, impedindo que os usuários imprimam ou salvem cópias de um arquivo. Ou seja, o Gerenciamento de Direitos de Informação é aplicável à documentos do Office, como Word, Excel, PowerPoint e PDF, arquivos XPS.

Etapa 1: certifique-se de que o Rights Management esteja ativado no Microsoft 365 Admin Center

Ao contrário do SharePoint local, você não precisa instalar nada para implementar o IRM, pois o Office 365 vem pré-instalado. A configuração é aplicada no nível de lista ou biblioteca. No entanto, você deve ativar o Serviço de Gerenciamento de Direitos de Informação para a organização no centro de administração do Office 365 antes de aplicar à biblioteca ou lista do SharePoint. Para ativa-lo no Office 365, siga estas etapas:

• Faça login no Microsoft Admin Center em https://admin.microsoft.com
• Expanda Configurações a partir da navegação à esquerda >> Clique em Configurações >> Clique em ”Microsoft Azure Information Protection”
• Clique em “Gerenciar configurações de proteção de informações do Microsoft Azure >> Certifique-se de que o gerenciamento de direitos esteja ativado.

O Office 365 fornece serviço de IRM por meio do Azure Active Directory Rights Management, que está incluído nos planos E3 e E4.

Etapa 2: Habilite o IRM no Centro de Administração do SharePoint Online

Depois que o IRM é habilitado no centro de administração do Office 365, a próxima etapa é ativar o IRM no SharePoint Online.

• Faça login no SharePoint Admin Center >> Clique em Configurações >> Clique no link “Página de configurações clássicas”.
• Role para baixo e localize “Gerenciamento de direitos de informação (IRM)”, defina “Usar o serviço IRM especificado em sua configuração” e clique no botão “Atualizar configurações de IRM”.
• Clique no botão “OK” na parte inferior para confirmar suas alterações.

Isso permitirá que o serviço de IRM documente bibliotecas no locatário. Espere um pouco, demorou 30 minutos para mim!

Etapa 3: ative o IRM na lista ou biblioteca do SharePoint Online

Depois que as configurações do IRM são habilitadas no nível do locatário, os proprietários do site podem proteger seus documentos com ele. Para aplicar a criptografia a uma biblioteca de documentos, faça o seguinte:

• Vá para as configurações de lista ou biblioteca >> Clique no link “Gerenciamento de Direitos de Informação” na seção Permissões e Gerenciamento. Se você não vir este link – o serviço de Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) pode não ter sido habilitado no Office 365 ou nas configurações do Locatário do SharePoint Online.
• Na página Configurações de gerenciamento de direitos de informação, selecione “Restringir permissão” a documentos nesta biblioteca na caixa de seleção de download para aplicar permissão a documentos. Insira um nome para a política na caixa de entrada Criar um título de política de permissão e forneça uma descrição na caixa de entrada Adicionar uma descrição de política de permissão.

Clicando em “Mostrar opções” para expandir as configurações da Biblioteca IRM e selecionar as restrições que são aplicadas aos documentos na biblioteca e clicar no botão OK.

Então, depois de habilitado para uma lista ou biblioteca, qualquer arquivo com suporte nessa biblioteca pode ser protegido. Da mesma forma, quando você habilita o IRM para uma lista, o gerenciamento de direitos se aplica apenas aos arquivos anexados aos itens da lista (mas não aos itens da lista!) Contudo, o IRM precisa de configuração em cada lista e biblioteca que você deseja proteger.

Observe que os documentos protegidos por IRM não são editáveis no navegador. Além disso, também não suportam coautoria!

Conclusão

Cada documento que você carrega para o SharePoint é criptografado e quando você tenta abrir qualquer um desses documentos criptografados, ele autoriza suas credenciais com os servidores de segurança do Office 365. Portanto, você pode especificar o que cada usuário deve ser capaz de fazer com este documento. Então, você verá uma mensagem “Acesso restrito” quando as pessoas baixarem arquivos em uma lista ou biblioteca habilitada para IRM.

Por fim, para saber mais sobre segurança da informação veja também nosso artigo sobre Gerenciamento de direitos de informação (IRM) no SharePoint Online!