Um guia básico para fluxos de trabalho no SharePoint Online

Se há um conceito do SharePoint sobre o qual as pessoas mais nos perguntam, são os fluxos de trabalho. Pois, quando se trata de fluxos de trabalho no SharePoint Online, a maioria das pessoas não tem certeza do que são ou como usá-los. Portanto, vamos dar uma olhada nos fluxos de trabalho no SharePoint Online e como você pode começar a usá-los.

O que são fluxos de trabalho?

Fluxos de trabalho são essencialmente miniprogramas no SharePoint Online que podem ser usados ​​para automatizar diferentes tarefas. Pense neles como uma sequência de declarações “se / então”. Assim, se algo acontecer, o SharePoint fará algo. Freqüentemente, são coisas simples como “se alguém adicionar um arquivo à biblioteca de documentos X , envie uma notificação para a pessoa Y “. Eles permitem que você pule muitas das tarefas mais servis que podem atrapalhar o trabalho. Os fluxos de trabalho no SharePoint Online podem variar de muito simples – como o exemplo de notificação anterior – a complicados e expansivos. Mas a única coisa que limita os fluxos de trabalho que você usa são suas permissões no SharePoint Online e sua compreensão dos fluxos de trabalho.

Quais são os diferentes tipos de fluxos de trabalho?

Existem muitos tipos diferentes de fluxos de trabalho no SharePoint Online. Portanto, como são programas como qualquer outro, você pode construí-los e personalizá-los para fazer praticamente qualquer coisa que você imaginar. No entanto, existem quatro tipos de fluxos de trabalho que você usará com mais frequência.

Fluxos de Trabalho de Aprovação

Este é o fluxo de trabalho mais comumente usado no SharePoint Online. Primordialmente, ele permite que você inicie uma cadeia de aprovação quando um documento é carregado no SharePoint. É simples e, na sua forma mais simples, permite que sua organização garanta que seus líderes saibam o que está acontecendo em uma organização. No entanto, você pode fazer mais do que apenas isso. Ou seja, você pode configurar uma cadeia de aprovação inteira em que o SharePoint envia automaticamente o documento para cada aprovador à medida que cada estágio é concluído.

Fluxos de trabalho de status

Outro fluxo de trabalho comumente usado, os fluxos de trabalho de estatísticas, permitem automatizar o status dos documentos à medida que são carregados e com os quais interagem no SharePoint. Assim, você pode definir uma série de condições que alteram automaticamente o status com base no que as pessoas estão fazendo no documento. Ou seja, isso torna mais fácil rastrear o que está acontecendo com um documento, algo que é muito útil se você estiver tentando movê-lo por um pipeline.

Fluxos de trabalho de notificação

Fluxos de trabalho de notificação fazem com que determinados membros de sua organização sejam notificados quando as condições são atendidas em seu ambiente do SharePoint. Isso pode se sobrepor aos fluxos de trabalho de aprovação. Essas notificações podem ser notificações push, textos ou e-mails. Assim, essas notificações também podem fazer com que a pessoa que está recebendo a notificação tome alguma forma de ação.

Fluxos de trabalho de automação

Fluxos de trabalho de automação permitem automatizar certas ações com base na atividade em seu ambiente do SharePoint. Freqüentemente, eles se sobrepõem a outros fluxos de trabalho. Então, eles tendem a ser os fluxos de trabalho maiores e que economizam tempo. Você pode usá-los para programar ações muito específicas para automação.

O que você usa para criar fluxos de trabalho no SharePoint Online?

No passado, você teria que baixar e instalar o designer de fluxo de trabalho do SharePoint 2013. No entanto, agora a plataforma para construir fluxos de trabalho para o SharePoint Online é o Power Automate. Originalmente chamado de Microsoft Flow, o Power Automate permite que você crie fluxos de trabalho sem ter que fazer nenhuma codificação. Você cria fluxos de trabalho no Power Automate construindo coisas ao longo de gatilhos e ações . Começando com um gatilho, você pode programar o SharePoint para iniciar uma série de ações desejadas. O Power Automate permite que você crie conexões entre o Office 365 e outras plataformas, incluindo Google e Hubspot.

Como você cria fluxos de trabalho no SharePoint Online?

A verdade é que você realmente não precisa criar fluxos de trabalho no SharePoint Online. No Power Automate, você tem acesso a milhares de modelos de fluxo de trabalho criados pela Microsoft e usuários da comunidade Microsoft. Em vez de trabalhar para criá-los do zero, recomendamos escolher o fluxo de trabalho que você deseja usar e personalizá-lo para sua organização. Criar fluxos de trabalho do zero pode ser eficaz, mas também pode ser demorado. Certificar-se de que tudo funciona corretamente pode ser um processo de dias que resulta em algo que pode nem ser tão eficaz. Enquanto isso, usar um modelo de comunidade Microsoft ou Microsoft é rápido, fácil e você sabe com certeza que vai funcionar.

Conclusão

Acontece que os fluxos de trabalho no SharePoint Online não são tão complicados quanto parecem. O Power Automate facilita a adição de fluxos de trabalho básicos ao ambiente do SharePoint. Basta consultar nosso outro artigo como e por onde começar a usar o Microsoft Power Automate e você estará pronto para começar a usar fluxos de trabalho básicos no SharePoint Online