Como salvar anexos de e-mail no OneDrive com o Power Automate

Se você nunca criou um fluxo de trabalho antes, está pode ser a sua primeira vez. O modelo a seguir salvará cópias de anexos em seu e-mail do Office 365 (Outlook) no OneDrive for Business. Entretanto isso não exclui o anexo ou o e-mail, será semelhante a clicar com o botão direito em um anexo e salvá-lo em um local. O que pode definitivamente agregar mais valor em qualquer empresa.

O modelo padrão é projetado para salvar todos os anexos em uma pasta padrão no OneDrive. Certamente você deseja salvar anexos específicos em uma pasta específica. Então certifique-se primeiro de criar uma pasta no OneDrive for Business onde salvará esses anexos. No exemplo, salvarei todos os anexos de extrato enviados por bancos em uma pasta.

Como acessar o Power Automate

Entre em https://Office.com e faça login com suas credenciais do Office 366. Se você não vir o aplicativo Power Automate, clique no link “Todos os aplicativos” para expandir a lista. Se você ainda não o vir, veja com o TI para verificar se o aplicativo Power Automate foi adicionado à sua conta. 

Escolha o modelo

Vá para modelos e pesquise “Anexo OneDrive for Business”, escolha ele. Lembre-se de que, se você tiver uma conta do Office 365, não escolherá mais os modelos do Outlook. Também tenha cuidado ao escolher o OneDrive ou OneDrive for Business, pois há uma grande diferença. OneDrive for Business é para contas empresariais. O OneDrive é de consumidor e funciona na sua conta pessoal do Outlook e do Windows 10. Neste exemplo, usaremos o Office 365 e-mail e o OneDrive for Business.

Crie o fluxo de trabalho

Clique no botão “Criar fluxo”, agora você precisa ter cuidado depois de clicar nesse botão, pois o fluxo de trabalho é criado e executado. Isso significa que ele começará a salvar todos os seus anexos de e-mail em uma pasta padrão em seu OneDrive. Não é isso que queremos.

Edite o fluxo de trabalho

1. A primeira coisa que você deve fazer é “Desligar” o fluxo de trabalho. Faça isso com todos os fluxos de trabalho que você crie, para permitir primeiro verificar as etapas e fazer as alterações necessárias.
2. Agora clique em “Edite” para alterarmos o fluxo de trabalho.

Gatilho e ação padrão

O fluxo de trabalho possui um gatilho que verifica seu e-mail e uma ação que salvará o arquivo no OneDrive.

Antes de tudo, você deve clicar no nome do fluxo de trabalho e dê a ele um nome exclusivo com base no que deseja alcançar. Isso também ajuda na solução de problemas no futuro. Iremos nomear o exemplo como “Salvar Anexos Bancários no OneDrive”.

Gatilho novo e-mail  

Em seguida, clique no gatilho “Em Novo E-mail” para expandir. Então dê uma olhada nos campos disponíveis. Não iremos configurar os filtros aqui, deixando para configurar uma condição mais tarde no fluxo de trabalho. E também não usaremos o “De” porque o e-mail pode vir de endereços diferentes e esta é uma declaração de “Igual”, ou seja, deve ser a informação exata. Por enquanto, deixe tudo como está.

Ação aplicar a cada anexo no e-mail

Agora expanda a ação “Aplicar a Cada Anexo no E-mail”. Altere o caminho da pasta para apontar para a pasta que você criou para os anexos. Então basta clicar na seta à direita até chegar à pasta e selecionar o nome da pasta. Se você esqueceu de fazer isso, você terá que salvar suas alterações, criar a pasta no OneDrive e, em seguida, voltar e editar o fluxo de trabalho novamente.

Condição de remetente no e-mail

Agora que você alterou a pasta salva, temos que adicionar uma etapa muito importante. Pois não queremos que todos os anexos sejam salvos nesta pasta, apenas anexos de endereços de e-mail específicos.

Em seguida entre as etapas “Em Novo E-mail” e “Aplicar a Cada Anexo no E-mail”, quero que você adicione uma condição (se você clicar nos cabeçalhos, eles serão recolhidos novamente). Clique em “+” e escolha “Adicionar uma ação”.

Então procure no campo de busca por “Condição”, em seguida, escolha a ação “Condição”:

1. No primeiro campo “Escolha um valor”, clique e encontre o conteúdo dinâmico “De” específico que vem de seu e-mail.
2. Em seguida, altere o segundo campo “É igual a” para “Contém”.
3. Clique no campo “Escolha um valor” e digite o texto exato que ele deve corresponder, neste caso utilizamos a palavra extrato.
4. Clique nas reticências (…) ao lado da Ação e renomeie para “Verificar se há “Valor Escolhido” nos e-mails”.

Nota:   A razão pela qual usamos “contém” é que no exemplo de extratos, podem vir de endereços de e-mail de bancos diferentes, então apenas correspondemos a parte extrato.

Mova “Salvar anexos” para a condição 

Agora selecione a seção “Aplicar a cada anexo” e arraste-o para a parte “Sim” da condição. Em seguida clique em “Salvar”, você criou seu primeiro fluxo de trabalho. Em seguida navegue até “Meus fluxos” à esquerda para ver seu fluxo de trabalho. Lembre-se de ligá-lo novamente.

Neste artigo apresentamos uma solução para automatizar o salvamento de anexos, as possibilidades de aplicação deste conceito para outros processos são inúmeras. Entre em contato conosco e descubra outras soluções que podem ajudar sua empresa a melhorar processos e trazer maiores retornos!